기업별 상황에 맞는 협업툴 선택 가이드

기업별 상황에 맞는 협업툴 선택 가이드

오랫동안 그룹웨어로 대표되는 협업 시장은 작년 코로나19 사태로 인해 최고의 한해를 보냈다고 해도 과언이 아닐것입니다. 강제적인 재택근무, 원격근무 시행으로 인해 동료들과 사무실이 아닌 각기 다른 장소에서 협업을 해야할 수밖에 없는 상황에 놓여졌기 때문에 최신 디지털 기술을 활용해 업무를 진행했어야 했죠. VDI와 협업환경 구축이 작년 한해 가장 바쁘게 수행된 IT프로젝트였지 않을까 싶습니다. 아마 이 글을 보고 계신 분들도 작년에 한번 쯤은 사내 협업 환경을 진단하고 새로운 협업툴 도입을 검토하셨으리라 생각됩니다.




그런데 검토해 보신 분들은 잘 아시겠지만, 시중에 나와있는 협업툴의 종류가 너무나도 많습니다. 위와 같이 네이버와 구글에서 '협업툴'이라고 검색하면 보여지는 광고 업체들이 전부면 하나씩 검토할만 합니다. 하지만, 국내에서 비즈니스하고 있는 협업툴의 종류는 2020년 중소벤처기업부의 비대면 서비스 바우처 지원사업을 위한 공급기업 선정내용을 보면 무려 175개나 되고 해외 유명 솔루션까지 더하면 그 수는 엄청나게 증가합니다.



<이미지 출처 : DBR(동아비즈니스리뷰) / 코로나 시대의 뉴노멀, 스마트워크와 협업 툴, 콜라비>


그룹웨어와 메신저, 그룹피드화 화상회의까지 갖추게 된 협업툴은 어떻게 하면 비대면이 일상화된 환경에서 기업의 생산성을 유지 및 향상시킬 수 있을지에 대해 고민하며 발전해 왔는데, 각 협업툴 마다 치열한 경쟁에서 살아남고자 각자의 강점을 특화시켜 타사와의 차별화에 주안점을 두고 개발하다보니 그 종류가 이렇게나 많아진 것이 아닌가 싶습니다. 




<이미지 출처 : LinkedIn>


그래서, 이 협업툴의 사내 도입을 추진하는 IT팀 입장에서는 골치아픈 고민거리가 생기게 됐습니다. 바로 솔루션 구축을 위해 검토해야 할 것들이 너무도 많아 대체 어떤 포인트로 어떠한 솔루션들을 검토해야 하는지에 대한 고민입니다. 직원들은 당장 사무실에 나올 수 없고 반강제적으로 재택 혹은 원격근무에 돌입해서 협업툴이 필요한데, 전통적인 그룹웨어의 메일과 전자결재 형태의 업무에서 벗어나지 못한 기업들의 경우 빠른 의사소통을 위해 카카오톡과 같은 개인 메신저를 활용할 수밖에 없었죠.

그리고 국내외 유명 협업툴을 차례로 테스트해보고 검토해 나가지만 UI/UX도 다르고 사용법도 제각각이라 하나의 업무를 처리하는 데에 필요한 프로세스가 각자 다르다보니 과연 우리 회사에 알맞은 도구인지 검증해 나가는 과정이 지리하기만 합니다. 그리고 어렵게 검토를 마치고 도입한 협업툴이 사내에 잘 정착할 수 있을지, 직원들이 별다른 불만 없이 잘 사용할 수 있을지에 대한 의문이 드는 것도 사실일테고요.


때문에 이번 콘텐츠에서는 넘쳐나는 협업툴 중에서 과연 우리 회사에 알맞은 협업툴은 어떻게 골라야 하는 것인지에 대한 내용을 다루고자 합니다국내외 대표적인 협업툴 3개와 함께 중점적으로 소개할 협업툴 1개를 비교해  예정이고요. 분량이 꽤 많기 때문에 2편으로 나눴습니다. 다수의 협업툴 중에서 어떤 협업툴을 선택하시는 것이 나을지 고민이 되시는 분들께 조금이나마 도움이 되기를 바라며본론으로 들어가 보겠습니다.

아젠다는 아래와 같습니다.


1. 각기 다른 기업 상황에 맞는 협업툴 선택을 위한 필수 점검사항

2. 국내외 대표적인 협업툴 비교

3. 클라우드형 vs 구축형, 우리 회사는 어떤 형태가 나을까?



이 콘텐츠는 이스트소프트의 지원으로 제작되었습니다.






1. 각기 다른 기업 상황에 맞는 협업툴 선택을 위한 필수 점검사항


 1) 협업툴 유형 별 점검 체크리스트



우리 회사에 알맞은 협업툴을 무엇인지 알아보기 전에 먼저 우리는 어떤 협업툴 유형을 선호하는지부터 결정해야 합니다. 그래서 간단히 위와 같은 5가지 사항에 대해 점검해 보실 것을 추천하는데요. 데이터는 어디에 저장해야 하는지, 커스터마이징이 필요한 수준은 어느정도인지, 내부 시스템 연동은 어떻게 할 수 있는지, 협업툴 도입을 위한 인프라 투자 여력은 있는지에 대한 점검이 필요합니다.

협업툴은 이 5가지 사항을 기준으로 크게 On-Premise(구축형)와 SaaS(클라우드형) 두 가지 형태로 나눌 수 있습니다. 물론 5가지 사항보다 더 많은 고려사항이 있을 수 있고, 각 사항마다 어디는 On-Premise쪽을, 어디는 SaaS쪽을 선호해서 복합적인 형태가 필요한 기업도 있을 수 있지만 일단 협업툴은 크게 위와 같이 두 가지 형태로 나눌 수 있다고 보시면 좋겠습니다.






2) 우리회사에 맞는 협업툴 무엇일지 매트릭스로 구분해보자!




앞서 On-Premise와 SaaS로 구분한 협업툴에 사용자 규모를 더해 매트릭스로 구분해 보겠습니다. 우측 상단 1번부터 보면, On-Premise 형태를 선호하는데 사용자가 대규모일 경우 원활한 협업툴 성능 확보를 위한 대량의 고성능 스토리지가 필요합니다. 그리고 사용자가 많을수록 요구사항도 많을 것이기 때문에 유연한 커스터마이징이 필요할 것이고, 사내 시스템과의 연동 및 협업툴 접속을 위한 MFA와 같은 별도의 보안 정책도 필요하겠죠. 무엇보다 중요한 것은 자사의 기업문화에 맞는 협업툴이어야 한다는 것입니다. 역사도 오래되고 규모도 큰 기업일수록 기업문화를 바꾸기 쉽지 않기 때문이겠죠. 이 1번 유형에 속하는 기업이 검토할 만한 협업툴로는 플로우, 유씨웨어 UCM, 울타리정보통신 AT메신저가 대표적입니다.

우측 하단의 2번 유형은 SaaS를 선호하면서 사용자가 많은 유형입니다. 일단 사용자가 많기 때문에 이를 커버할 인프라 구축 비용도 만만치 않을 것이라 투자 비용 절감 및 구축 시간을 절약하고자 하는 니즈가 큰 유형이라고 볼 수 있죠. 기존에 사용하는 업무 시스템과의 연동은 협업툴에서 제공하는 표준 API면 충분할 수 있습니다. 이런 유형에 속하는 기업들은 100명 이상의 중견기업 및 대기업이 있을 수 있으며 이런 유형에 알맞은 대표적인 협업툴로는 네이버 웍스, 마이크로소프트 팀즈, 카카오 워크가 있습니다.

좌측 하단의 3번 유형은 SaaS를 선호하면서 사용자가 많지 않아 SaaS 협업툴 사용에 최적화된 유형이라고 볼 수 있습니다. 어찌보면 다양한 협업툴을 부담없이 검토할 수 있다는 장점이 있지만 너무 많은 협업툴을 검토하면서 제풀에 지쳐 시간을 허비할 가능성도 높죠. 그래서 일단 가볍게 바로 시작할 수 있는 협업툴을 선호하는 스타트업, 소기업이 이 유형에 속한다고 볼 수 있는데, 이런 유형의 기업들이 사용하면 좋은 협업툴로는 슬랙, 잔디 등이 있습니다.

마지막으로 좌측 상단의 4번 유형은 주변에서 흔히 찾아보기 어려운 유형입니다. 규모가 작은데 반드시 On-Premise로 구축해야 하는 유형인데 데이터 보안이 매우 민감하고 업무 프로세스가 독특한 특수한 환경에 놓인 기업이라고 볼 수 있습니다. 따라서 자유로운 커스터마이징이 가능한 것이 최우선 고려사항이기 때문에 별도의 협업툴을 선택하기 보다는 SI프로젝트로 따로 개발하는 것이 좋아 보입니다.


협업툴 선택을 위한 체크리스트 점검도 마쳤고, 사용자 규모까지 감안했을 때 어떠한 형태의 협업툴이 괜찮을지, 대표적인 협업툴은 무엇인지 간단히 살펴봤습니다. 이어서, 앞서 언급한 대표적인 협업툴 중 3개 + @로 이스트소프트 팀업을 포함해서 간단히 비교해 보겠습니다.





2. 국내외 대표적인 협업툴 비교


 1) 국내외 협업툴 4개 간단 소개 


  i. 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)


  • 개요


먼저 소개할 협업툴은 가히 글로벌 No.1이라고 할 수 있는 마이크로소프트 팀즈입니다. 2021년 4월 기준 DAU(Daily Active Users, 매일 사용하는 사용자 수) 1.45억명을 기록했는데 2020년 코로나19 팬데믹 이후 그 사용자가 엄청나게 증가했다고 합니다. 화상회의까지 제공하기 때문에 작년 한해 Zoom과 더불어 가장 큰 수혜를 본 협업툴로 알려져있죠. 주요 특징은 아래와 같습니다.


  • 특징

  • 무료로 제공되는 메신저 기반 협업툴, 무료로 제공되며 Microsoft Office 및 기타 Microsoft 솔루션과의 연동은 Microsoft 365 유료 구독 필요

  • DAU(Daily Active User)가 1.45억명에 달할 정도로 사용자가 많으며 Microsoft Office와 통합되어 공동편집 등의 협업이 가능한 것이 가장 큰 장점임

  • Skype가 아닌 Teams 전용 화상회의 기능 제공, 향후 Skype는 단종되고 화상회의 기능은 Microsoft Teams로 통합될 예정

  • 잘 만들어진 UI/UX로 누구나 별도의 학습과정 없이 바로 사용 가능하며 Microsoft Office 문서의 공동편집 같은 동시 협업이 필요하지 않다면 무료 버전으로도 충분히 활용할 수 있음, 유료 버전에서 저장 공간 차등 제공


  • 가격


<이미지 출처 : 마이크로소프트 팀즈 홈페이지>


마이크로소프트 팀즈는 팀즈만 사용하고자 한다면 무료로 이용할 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다. 하지만 어느 정도 규모가 되는 기업에서 팀즈를 사용하는 경우 Office와 함께 사용하면 생산성이 대폭 증가되는 만큼, Microsoft 365(구 Office 365)를 구독해서 사용하는 케이스가 많습니다. Microsoft 365를 구독 중인 기업이라면 팀즈는 기본적으로 사용한다고 봐도 될 정도니까요. 물론 팀즈를 사용하지 않고 자체 협업툴 혹은 타사 협업툴을 사용하는 경우도 있긴 합니다.






  ii. 네이버웍스(Naver Works)




  • 개요


두 번째로 소개할 협업툴은 국내 SaaS 협업툴의 대표주자인 네이버웍스입니다. 저희도 네이버웍스를 유료로 3년 넘게 사용하고 있는데요. 불만이 더 많긴 하지만 익숙해질대로 익숙해지기도 했고 다른 툴로 바꾸는 것이 번거로워 지금까지 쭉 사용 중입니다. 원래 라인웍스였는데 2020년 10월 네이버웍스로 브랜드를 바꿨죠. 처음에는 메일 서비스를 밀다가 지금은 메신저 중심으로 성공적으로 탈바꿈했으나 저희는 여전히 메일 위주로 사용중입니다.


  • 특징

  • 네이버 자회사 웍스모바일에서 개발한, 네이버에서 사용하는 기업 업무용 메신저 서비스

  • 메신저, 메일, 캘린더, 드라이브(저장공간)이 핵심 기능이며 문서 작성 중심의 업무라면 모바일 앱으로 대부분 소화 가능

  • 최대 200명까지 동시접속이 가능한 화상회의, 다양한 3rd Party 애플리케이션과 연동이 가능한 챗봇 플랫폼이 강점

  • 사용자 수 100명 이하까지는 무료버전으로 기간 제한없이 사용 가능, 유료버전의 경우 구성원 수에 제한이 없고 용량에 따라 가격 차등, 메일과 드라이브는 유료 버전에서만 제공


  • 가격


<이미지 출처 : 네이버웍스 홈페이지>


메신저 중심으로 협업할 경우 최대 100명까지 무료로 사용할 수 있다는 것이 가장 큰 특징입니다. 대규모 협업도 문제없도록 무료 버전에서도 게시판, 조직도 기반의 주소록, 할일, 설문에 기본적인 관리 기능도 제공하며 화상회의 기능도 갖추고 있어 소규모 스타트업에서도 무리 없이 사용할 수 있습니다. 



그런데 정작 저희는 메신저는 안쓰고 메일과 드라이브 기능이 필요해서 Basic 버전을 사용 중입니다만, 이 메일 기능이... 대표적으로 검색 기능이 너무 안좋습니다. 기본 검색창에서 폴더 별 검색이 안되고 메일함 전체로만 검색이 되기 때문에 원하는 메일을 찾기가 엄청 불편합니다. 위와 같이 좌측의 내 메일함에서 폴더 선택 후 해당 메일함의 상단 검색창에서 검색어를 입력하면 전체 메일함에서 검색이 됩니다. 

이 문제는 검색창 오른쪽 구석에 있는 '상세'버튼을 클릭해 검색하고 싶은 메일함을 선택하면 됩니다만 이 과정이 꽤 번거롭습니다. 기본 검색이 현재 보고 있는 메일함이 아닌 것은 꽤 불편한 사항입니다. 네이버웍스 관계자님 이거 보시면 기본 검색이 현재 메일함 별로 검색되게끔 개선 좀 부탁드립니다.



게다가 드라이브는 사소한 오류가 자주 발생합니다. 저희는 각종 서류 및 견적서 등을 네이버웍스 드라이브에 저장하는데, 좌측 이미지와 같이 네이버웍스 드라이브를 실행하면 최신 버전 업데이트 팝업이 나타나는 경우가 있습니다. 그래서 업데이트 버튼을 누르면 우측 이미지와 같이 '현재 네이버웍스 드라이브가 실행 중이어서 설치할 수 없습니다.''라며 드라이브가 종료됩니다.

아니, 네이버웍스 드라이브를 실행하면 나타나는 업데이트 창인데 업데이트를 하려고 하면 네이버웍스 드라이브를 종료하라니, 이게 대체 무슨 말인가 싶습니다. 그래서 우측 하단의 트레이에 있는 네이버웍스 드라이브 아이콘을 우클릭해서 종료하면 그대로 드라이브가 꺼져서 업데이트 팝업창도 사라집니다..... 그래서 아직까지 업데이트를 하지 못하고 있어요.

아무튼, 저희는 업무 특성상 메신저보다 메일 기능이 매우 중요하다보니 네이버웍스를 유료로 사용 중인데, 이미 쌓인 메일이 너무 많아 다른 메일로 갈아타기가 참 어렵습니다. 게다가 네이버웍스가 가격 대비 용량도 많이 주고 위에 언급한 사소한 문제를 제외하면 크게 불편한 것은 없어서, 그냥 저냥 계속 쓰고 있네요. 귀차니즘이 이렇게나 무섭습니다.






  iii. 플로우(Flow)




  • 개요


세번째는 플로우입니다. 현대자동차 그룹, JTBC, KT, 포스코 등 국내 대기업들이 많이 사용해서 유명해진 프로젝트 관리 기반 협업툴입니다. 국내 협업툴 하면 반드시 거론되는 서비스로 토스랩 잔디와 함께 플로우를 꼽을 수 있을 정도로 많이 알려진 서비스명 입니다.


  • 특징

  • 국내 굴지의 핀테크 기업인 웹캐시의 사내벤처 1호로 2015년 11월에 설립되어 2016년 2월에 출시된 협업 서비스

  • 타임라인을 기반으로 업무를 관리하며, 업무 진행 현황을 실시간으로 트래킹 가능, 업무 현황이 변경되면 자동으로  댓글로 기록되어 업무 히스토리 파악이 쉬움

  • 내부 팀원 뿐만 아니라 외부 멤버를 초대해서 협업할 수 있으며, 초대한 멤버들과 메신저로 실시간 커뮤니케이션 가능

  • 프로젝트 수, 저장공간, 자료 검색기간 등에 차등을 두어 무료, 유료버전을 구분하며 구축형도 제공


  • 가격


<이미지 출처 : 플로우 홈페이지>


무료 버전을 제공하긴 하지만 서비스의 핵심인 프로젝트를 3개까지만 개설할 수 있다는 한계가 있습니다. 물론 프로젝트를 개설하고 완료된 후 지우면 쭉 무료로 사용할 수 있지만 과거 히스토리 관리가 되지 않는다는 단점이 있기 때문에 초기 프로젝트 수행을 위해 도입 후 사용하다가 서비스가 마음에 들고 정착하게 되면 유료로 결제 후 사용하게 되는 형태라고 이해하시면 됩니다. SaaS와 On-Premise 모두 제공하며 2FA 인증 및 API를 통한 연동은 비즈니스 프로 요금제로 가야합니다. 화상회의도 제공하는데, 자체 엔진은 아니고 Zoom에 연동해서 사용할 수 있습니다.






  iv. 팀업(TeamUp)



  • 개요


마지막 네번째는 알약으로 유명한 이스트소프트의 팀업입니다. 농협, 한미그룹, 가톨릭대학교병원, 모두투어 등이 사용하고 있는 그룹피드 중심의 협업툴로 On-Premise와 SaaS 두 가지 형태에 더해 IaaS Hybrid, SaaS Hybrid라는 독특한 방식을 더 제공합니다. 다른 협업툴 대비 기업의 선택의 폭이 넓어 맞춤 지원이 가능하다는 특징이 있는데, 이에 대한 내용은 뒤에서 보다 자세히 소개하겠습니다.


  • 특징

  • 알약, 알툴즈 등으로 유명한 이스트소프트에서 2016년에 출시한 협업 서비스, GS인증 1등급 획득

  • On-Premise, SaaS, IaaS Hybrid, SaaS Hybrid 4가지 형태 제공하며 2020년 4월 리눅스 버전 출시

  • 그룹피드가 메인이며, 게시글과 댓글 위주로 소통, 필요에 따라 특정 동료의 게시글만 모아보기 가능

  • 화상회의(유프리즘 제휴), 일정, 할일, 투표 기능은 준비 중

  • 협업툴에 기업 업무를 맞추는 것이 아닌 기업 업무에 협업툴을 맞춰 디자인하는 것을 지향


  • 가격


<이미지 출처 : 팀업 홈페이지>


팀업은 50명 이하이고 5GB 까지 무료로 이용할 수 있습니다. 저장공간이 적긴 하지만 소규모 프로젝트에 적용해 시작하는 데에 무료인 클라우드 스탠다드 버전으로도 큰 무리는 없어 보이네요. 저장공간이 더 필요하게 될 경우 유료인 클라우드 프리미엄 버전으로 가면 되며, 3차 백업까지 제공해 데이터 유실 걱정은 덜어놓아도 됩니다.

경쟁 서비스 대비 특징 중 하나는 Web에서 데모체험을 해볼 수 있다는 것인데요. 많은 협업툴들이 체험버전을 제공하긴 하지만 아무것도 없는 상태에서 시작되기 때문에 처음에 뭘 어떻게 해야 할 지 헤매는 경우가 많습니다. 제품 소개 페이지에 있는 다양한 활용 예시를 보고 혹해서 회원가입하고 다운로드했지만 어떻게 사용해야할 지 막막해 사용을 포기하는 경우가 많은 것이 사실이죠. 저도 이런 케이스로 테스트 도중 삭제해 버린 서비스가 꽤 됩니다. 물론 몇몇 서비스의 경우 모바일 게임의 튜토리얼처럼 친절한 사용자 가이드를 제공하긴 합니다만, 그래도 불편한 것은 어쩔 수 없습니다.

그래서 팀업은 이러한 사용자 불편을 해소하기 위해 이미 데이터가 업로드 되어있는 데모버전을 제공합니다. 팀업의 핵심인 그룹피드와 게시글이 어느 정도 등록이 되어 있어 어떻게 협업이 이루어지는지 데모 페이지에 접속하는 순간 금방 알 수 있어 타 협업툴 대비 처음에 서비스의 기능에 익숙해 지는 시간이 짧은 장점이 있습니다.

협업툴의 기본적인 현황 비교는 여기서 마치고, 본격적으로 UI/UX 측면에서 각 서비스들이 어떤 차이점을 보이는지 살펴보겠습니다.






 2) 국내외 협업툴 4개 UI/UX 비교


협업툴을 비교하는 데에 중요한 요소 중 하나가 바로 UI/UX 비교입니다. 일단 겉모습이 깔끔하고 정갈해야 한번이라도 더 손이 가는 것이 현실이고, 사용 과정이 간편해야 조금이라도 오래 사용하게 될테니까요. 그래서 실제 저의 업무 중 일부를 4개 서비스를 사용해 진행해 봤습니다. 각 서비스 별로 UI/UX가 어떻게 다른지 비교해 보실 수 있습니다.

업무 시나리오는 이렇습니다. 웨비나 홍보를 위한 eDM(초청장)을 제작해야 하며 담당 팀원은 2명입니다. 1명은 콘텐츠 제작 디자이너, 한명은 검토를 담당한 매니저 역할을 맡고 있고요. eDM 헤더 부분의 이미지를 공유 -> 검토 -> 의견 제시 -> 타이틀 및 문구 작성 -> 공유 -> 승인 프로세스를 4개 서비스로 진행해 봤습니다.


 i. 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)



마이크로소프트 팀즈의 UI/UX 전체 화면입니다. 좌측에 팀즈의 메인 기능들이 있고 우측에 3-Depth 형태로 협업 공간이 제공됩니다. 실제 협업 과정에 대한 화면만 좀 더 키워볼까요?



위와 같이 팀 메뉴에서 협업을 위한 '7월 22일 웨비나'채널을 만들었고, 이후 디자이너가 헤더 이미지를 검토해 달라는 게시글을 작성했습니다. 그리고 매니저가 검토 후 의견을 제시했고, 다시 디자이너가 해당 내용을 담은 콘텐츠를 제작해 공유한 뒤 검토를 요청합니다. 이후 매니저가 승인해 주는 프로세스입니다.

솔직히 마이크로소프트 팀즈의 UI/UX는 깔게 없을 정도로 군더더기 없는 깔끔한 모습을 보여줍니다. 사용도 매우 쉽고 직관적이어서 사용하는 데에 튜토리얼이 없어도 전혀 문제가 없었고요. 협업 공간도 큼지막하게 제공되며 무엇보다 첨부한 이미지가 상하좌우 짤리는 영역 없이 그대로 보여주는 것이 좋았습니다. 감정표현을 위한 좋아요 이모티콘도 다양한 점도 특징으로 꼽을만 합니다.



모바일 앱 UI/UX는 위와 같습니다. PC 클라이언트의 좌측에 몰려있던 탭이 하단으로 이동했고, 2-Depth의 메뉴들은 상단에 위치하고 있습니다. 채널로 들어가 게시글을 클릭하면 위와 같이 댓글 히스토리를 확인할 수 있고요. 모바일 화면에서도 공유된 이미지가 정사이즈로 보여지는 것이 마음에 듭니다.



 ii. 네이버웍스(Naver Works)



네이버웍스는 메시지 탭을 이용합니다. 마이크로소프트 팀즈의 게시글과 같은 형태로 노트라는 기능을 제공하고요. 글쓰기를 통해 노트를 생성하고, 해당 노트에서 커뮤니케이션하는 형태입니다. 마찬가지로 3-Depth 형태이며 좌측은 메신저UI를 제공하고, 해당 노트(게시글)을 클릭하면 우측에 댓글로 소통할 수 있는 공간이 나타납니다. 

네이버웍스의 특징은 메신저가 중심이기에 해당 노트의 게시글이 마치 메신저에서 채팅하는 것처럼 보여지는 UI라는 것입니다. 댓글이 달릴때마다 '노트 댓글'이라는 메시지가 생성되며, 이미지가 있는 댓글일 경우 정사이즈로 이미지를 보여줍니다. 그리고 만약 노트에서 댓글로 소통하다가 일정 확정이 필요할 경우 노트 우측에 있는 일정 탭을 눌러 바로 일정을 확정할 수도 있습니다.



또한 해당 노트에서 공유할 각종 자료와 이미지 등을 한데 모아서 볼 수 있는 폴더, 콘텐츠 탭도 제공해 하나의 노트에서 원활한 협업이 가능하게끔 합니다. 이 좋은 기능을 여태 모르고 카카오톡으로 협업을 했던 저희의 게으른 업무 방식을 반성합니다... 하지만 팀원들에게 알려줘도 안쓰고 그냥 평소와 다름없이 카카오톡으로 소통할 것을 알기에, 따로 얘기해 주지는 않을 예정입니다.



모바일 UI는 위와 같습니다. 메시지 탭에서 해당 메시지를 선택하면 댓글이 담긴 노트가 나오고, 노트 바로가기를 선택하면 우측과 같이 댓글 내역을 확인할 수 있습니다. 팀즈와 마찬가지로 이미지가 정사이즈로 보여지는 것은 좋습니다만, 한 가지 거슬리는 것이 있습니다. 

가장 우측의 노트 화면의 경우 상단 바 색상이 검은색인 것을 볼 수 있는데요. 이는 중앙의 노트 바로가기를 선택하면 나타나는 노트가 화면 전환이 아닌 팝업으로 뜨기 때문입니다. 네이버웍스 모바일앱의 특성인 것 같은데, 메일도 팝업으로 띄워주는데 노트도 팝업으로 띄우더군요. 그래서 반응도 좀 굼뜨고, 저처럼 조금 오래된 스마트폰을 사용할 경우 메모리 부족으로 리프레시되어서 노트가 사라지고 네이버웍스 앱이 재시작되는 문제가 종종 발생합니다. 팀즈 앱보다 최적화 측면에서는 부족하지 않나 생각됩니다.



 iii. 플로우(Flow)



플로우는 프로젝트 기반의 협업툴이라 일단 프로젝트부터 생성해야 합니다. 좌측 상단에 있는 '+ 새 프로젝트'를 클릭해 프로젝트가 팀즈의 게시글, 네이버웍스의 노트 역할을 합니다. 그리고 이 프로젝트 안에서 댓글로 소통하는 형태이며 2-Depth로 프로젝트를 선택하면 바로 중앙에서 소통을 시작할 수 있습니다.

그런데 아쉬운 점은 이미지 첨부 시 위와 같이 일부가 잘려서 보인다는 것입니다. 그래서 이미지 검토가 필요할 경우 반드시 이미지를 한번 더 클릭해서 전체 이미지를 확인하고 다시 댓글 창으로 돌아와 소통해야 하는 불편함이 있습니다. 물론 모니터를 2대 두고 한쪽에는 첨부된 이미지를 띄우고 다른쪽에서 소통하면 되지만, 노트북 한대만 있는 경우라면 불편하겠죠? 

그리고 좌우에 낭비되는 공간이 제법 많습니다. 앞서 보여드린 팀즈와 네이버웍스는 전체 화면을 모두 사용하는 반면 플로우는 전체를 3등분 해서 중앙에서 주로 소통하고 좌우는 절반씩만 사용합니다. 소통이 진행되는 곳을 중앙 화면에 할애함으로써 집중도를 높인 장점은 있지만 낭비되는 공간이 많은 것은 아쉽긴 합니다.



게다가 댓글을 삭제하게 되면 중간 히스토리 파악이 어려워지는 단점이 있는데, 플로우에서는 삭제 버튼을 눌렀을 때 정말 삭제하겠냐는 팝업이 나타나고 확인을 누르면 댓글이 삭제되며 되돌릴 수 없습니다. 팀즈의 경우 삭제하면 해당 댓글이 있던 위치에 '이 메시지가 삭제되었습니다.'라고 나타나서 어느 위치에 있는 댓글이 삭제되었는지 명확하게 알 수 있어 히스토리 파악이 어려워지는 단점을 조금이나마 해소할 수 있으며 해당 댓글 작성자의 경우 '실행 취소' 버튼이 있어 언제든지 되살릴 수 있는데 반해 플로우는 그렇지 못한 것이 아쉽습니다.



모바일 UI는 다른 협업툴과 마찬가지로 메인 기능은 하단에 위치하고 있습니다. 첫 화면에 프로젝트를 띄워주고, 해당 프로젝트를 선택하면 그곳으로 이동해 소통을 이어가는 형태인데, 아쉽게도 모바일화면에서도 이미지가 잘려서 보입니다.(가장 우측 이미지 참고)

그리고 개인적으로 앞서 보여드린 팀즈, 네이버웍스에 비해 색을 좀 많이 사용하는 협업툴입니다. 시그니처 색상인 보라색과 더불어 회색 위주로 사용하면 훨씬 깔끔할 것 같은데, 가장 왼쪽에 보여지는 것처럼 노란색과 다홍색이 썩 조화롭게 보이지는 않다는 느낌이 듭니다. 물론 내부에 전문 UI/UX 팀이 있을 것이고, 전문가 분들이 선택하신 UI/UX이지만 저같은 일반 사용자에게는 이렇게 비춰질 수도 있다고 플로우 팀에서 너그럽게 이해해 주시면 좋겠네요.



자꾸 플로우에 대해 안좋은 이야기만 하는 것 같아서 플로우팀에 죄송한 마음이 듭니다만, 이건 어디까지나 제 개인 취향이니만큼 다시 한번 너그럽게 이해해주시면 좋겠습니다. 플로우 모바일앱에서 우측 하단의 '더보기' 탭을 누르면 가장 왼쪽과 같이 추가 메뉴들을 볼 수 있는데, 문제는 그 하단에 있는 가로배너입니다. 현재 시점을 기준으로 2개 배너아 롤링으로 돌아가는데, 플로우와 관계된 것도 있지만 좌측 이미지 하단과 같이 플로우와 관계 없어 보이는 배너도 있습니다. 

이 배너를 선택하면 위 가운데 이미지와 같이 다른 회사의 페이지가 새창으로 뜨는데, 베이스캠프라는 사이트에서 제공하는 MBTI 테스트 페이지가 나타납니다. 다른 협업툴과는 달리 모바일앱에 광고배너를 넣었다고 볼 수 있는데요. 서비스 제공 회사의 또다른 수익모델이 될수 있겠지만 사용자 입장에서는 썩 좋게 보이지는 않습니다. 하지만 이는 무료버전에만 제공되는 배너일 수 있습니다. 제가 테스트해 본것은 무료버전이니까요. 유료버전에는 안보이지 않을까 생각됩니다. 만약 유료버전에도 나타난다면, 개인적인 생각으로는 없애는 것이 좋지 않을까 합니다.



  iv. 팀업(TeamUp)



팀업은 그룹피드 중심의 협업툴로 좌측에 그룹피드를 모아서 보여줍니다. 그리고 이 그룹피드를 클릭하면 해당 피드 안에서 작성된 게시글이 우측에 나타나고요. 이 게시글을 클릭하면 비로소 소통할 수 있는 공간이 우측에 보여지는 3-Depth 구조입니다.

크게 화면을 2등분해서 사용하고 있으며, 소통이 주로 이루어지는 우측 공간을 더 넓게 사용합니다. 좌측의 그룹피드 공간은 늘였다 줄였다 할 수 있고요. 아쉬운 것은 이미지 첨부 시 플로우처럼 잘려서 보이지는 않지만 이미 정해진 정사각형 사이즈에 이미지를 넣어서 보여주다보니 크기가 상당히 작습니다. 그래서 플로우와 마찬가지로 이미지 확인을 위해서는 한번 더 클릭해야 하는 점은 아쉽습니다.



그리고 플로우와 마찬가지로 댓글을 삭제할 경우 '댓글을 영구적으로 삭제하시겠습니까?'라는 팝업이 뜨며, 확인을 누르면 삭제되고 되돌릴 수 없습니다. 위와 같이 삭제된 댓글의 위치가 팀즈처럼 기록되지 않기 때문에 만약 댓글이 삭제된 게시글일 경우 플로우처럼 중간 히스토리 파악에 어려움이 생길 수 있습니다. 이 부분은 네이버웍스도 마찬가지로 팀즈를 제외하면 모두 안고 있는 문제입니다. 댓글로 소통할 경우 어느 위치에 어떤 메시지가 있었는지 파악할 수 있어야 하고, 해당 댓글을 사용자는 언제든지 되살릴 수 있는 팀즈의 방식이 개인적으로는 훨씬 좋은것 같네요.



팀업 모바일앱을 실행하면 좌측과 같이 최신 그룹피드의 게시글을 최신 업로드 순으로 볼 수 있습니다. 그리고 해당 글을 선택하면 바로 댓글 내역을 확인할 수 있습니다. 타 협업툴 대비 2-Depth로 빠르게 접근할 수 있는 점은 좋아보입니다만, 아쉽게도 모바일 앱에서는 이미지가 잘려서 보입니다. 이 부분은 꼭 해결됐으면 좋겠네요. 콘텐츠 제작 및 검토를 담당하시는 분들께는 꽤 중요한 문제거든요.


여기까지 국내외 대표적인 4개 협업툴을 간단히 비교해 봤습니다. 솔직히 4개 서비스 모두 소통하는 방식에는 크게 차이가 없었고 UX측면에서도 뚜렷한 차별점은 느끼지 못했습니다. 다만 마이크로소프트 팀즈 쪽이 이미지가 보여지는 형태, 그리고 댓글 삭제 시 삭제 위치 기록과 함께 언제든지 되살릴 수 있다는 것은 좋아보였고요.

UI측면에서 네이버웍스는 소위 예뻐보이지는 않고 무난했으며, 플로우는 개인 취향 상 마음에 들지 않는 부분이 더러 있었습니다. 팀업은 모바일 앱에서 이미지가 짤려 보인다는 점을 제외하면 전반적으로 괜찮게 보였습니다. 쉐어드IT와 시그니처 컬러가 유사해서 더 좋게 보여지는 것도 한몫 하는 것 같네요.

여기까지 협업툴들의 대략적인 특징 및 UI/UX 비교를 해봤습니다. 정리하면, 협업툴은 크게 클라우드형과 구축형으로 나눌 수 있고, UI/UX에서 아주 큰 차이를 보이지는 않지만 메신저 중심인지, 프로젝트 중심인지, 그룹피드 중심인지 업무 프로세스가 조금씩 다른 것을 알 수 있었습니다. 중요한 것은 클라우드형이냐 구축형이냐를 선택하는 것일텐데요. 위 4개의 대표적인 협업툴을 중심으로 좀 더 자세히 따져보겠습니다.





3. 클라우드형 vs 구축형, 우리 회사는 어떤 형태가 나을까?


 1) 클라우드형, 협업툴 스타일에 기업의 DNA를 맞춰야 / 팀즈, 네이버웍스



<이미지 출처 : 팀즈 홈페이지, 네이버웍스 홈페이지>


팀즈와 네이버웍스는 대표적인 클라우드형 협업툴입니다. 이 두 서비스의 장점은 개발사의 규모가 매우 크고 사용자 층도 넓고 그 수가 많으며, 그에 따른 피드백을 바탕으로 지속적으로 서비스를 업그레이드하고 있다는 것입니다. 따라서 항상 조금씩 개선되는, 최신 버전의 서비스를 이용할 수 있다는 장점이 있는데요. 그에 반해 구축형은 제공하지 않기 때문에 협업툴 스타일에 기업의 DNA를 맞춰야 하는 단점이 있습니다.

이것이 어떻게 생각하면 장점이 될 수도 있습니다. 이제 막 비즈니스를 시작하는 스타트업 입장에서는 업무 프로세스가 확립이 되어있지 않기 때문에 팀즈나 네이버웍스에서 제공하는 형태로 업무 프로세스를 정립해 나갈 수 있기 때문입니다. 아직 체계가 갖춰져있지 않은 상태의 초기 기업이라면, 팀즈나 네이버웍스는 좋은 선택이 될 수 있습니다.



<이미지 출처 : RMIT Online>


하지만, 이미 비즈니스가 안정화 단계에 접어들었고, 업무 프로세스가 정착된 기업이라면 팀즈나 네이버웍스 스타일이 맞지 않을 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 이 서비스들을 사용해야 한다면, 기업의 DNA를 서비스에서 제공하는 업무 처리 스타일에 맞춰야 합니다. 물론 기업 대표의 의지가 강해서 이번 기회에 기업 DNA를 바꿔보겠다고 강하게 밀어붙이면 다르겠지만, 임직원들의 불만도 분명 생길 수 있기 때문에 되려 이전보다 초기 협업툴 사용 과정에서 혼란이 가중되어 생산성이 떨어질 가능성도 배제할 수 없습니다. 

기업 비즈니스가 위기에 처했을 때 협업툴을 교체해서 업무 스타일을 바꾸는 것만으로 다시 기업을 회생시키는 것은 매우 어렵습니다. 일단 핵심 비즈니스 모델이 먼저고 업무 스타일은 그 다음일테니까요. 그리고 기업의 DNA를 바꾼다는 것은 이전의 모습, 기업 고유의 문화와 전통을 버린다는 것이기 때문에 단기간에 완수할 수 있는 것이 아닙니다. 따라서 이미 정착된 업무 스타일에 비즈니스가 안정된 기업이라면 클라우드형은 좋은 선택이라고 마냥 추천하기에는 좀 애매한 측면이 많다고 생각됩니다.







2) 구축형, 기업의 DNA에 협업툴을 맞추다 / 플로우, 팀업


플로우와 팀업은 클라우드형 외에 구축형도 제공하는 협업툴입니다. 모두 다수의 구축형으로부터 얻는 노하우를 클라우드형에 녹여내는 형태로 서비스를 발전시키고 있죠. 이런 구축형의 가장 큰 장점은 기업의 DNA, 업무 스타일에 협업툴에서 제공하는 기능을 조합하고 수정 반영해서 기업 맞춤형 협업툴로 탈바꿈시킬 수 있다는 것입니다. 하지만 같은 구축형이라고 해도 커스터마이징 정도에는 차이가 있습니다. 


  • 플로우



<이미지 출처 : 플로우 홈페이지>


플로우의 경우 기본틀인 클라우드형을 기업의 데이터센터에 설치하고 API를 통해 기업의 업무시스템과 플로우 기능을 연동하는 수준의 구축형이라 빠른 구축이 가능하다는 장점을 가지고 있죠. 여기에 커뮤니케이션 채널을 기업 내 부서 맞춤형으로 제공해 보다 쉽게 내부 협력을 도와줄 수 있다는 특징이 있습니다. 거기에 기업 고유의 보안 정책을 준수하여 플로우를 구축할 수 있고요. 그럼에도 불구하고 플로우의 구축형은 협업툴 운영 인프라와 데이터 저장소가 공용으로 사용하는 클라우드가 아닌 기업 데이터센터라는 것을 제외하면 클라우드형과 기능적인 면에서 크게 다르지 않습니다.


  • 팀업



<이미지 출처 : 팀업 홈페이지>


반면 팀업의 경우 서비스 캐치프라이즈가 '기업의 DNA에 맞춰 협업툴을 디자인하세요'일 정도로 커스터마이징 범위가 넓습니다. 앞서 언급한 플로우 구축형이 가진 장점에 더해 팀업 클라우드형에서 사용하는 모든 기능은 물론 기업에서 사용하는 업무시스템과 연동을 넘어 새롭게 추가되는 서비스까지도 얼마든지 팀업과 연동할 수 있기 때문에 한번 팀업을 구축하면 모든 업무의 중심은 팀업 위주로 재편됩니다. 각종 업무용 애플리케이션에서의 알람을 팀업 메신저로 받고, 부서별 혹은 업무별 그룹피드를 활용해 업무 진행 현황을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 게다가 팀업 챗봇 API를 업무 시스템과 연계해 업무 서포트까지 받을 수 있다는 것은 플로우 대비 큰 장점입니다.

거기에 구축형에서 중요한 관리자 페이지를 통해 조직 관리에 필요한 다양한 기능을 제공하고 있습니다. 개인별 스토리지 사용량 확인 및 통계, 작업 로그, 시스템 모니터링 기능을 통해 협업 시스템을 더욱 철저하게 관리할 수 있고, 보안 사고 발생 시 내부 보안팀과 연계해서 빠르게 원인을 찾을 수 있는 감사 기능도 제공합니다. 어떠한 형태의 업무 스타일을 가진 기업이라도 해당 스타일에 팀업을 자연스럽게 버무려 기존의 기업 DNA를 해치지 않고 더욱 발전시킬 수 있다는 것이 팀업의 장점이라고 할 수 있습니다.



그리고 팀업의 또다른 특징은 다른 협업툴과는 달리 하이브리드 형 2가지 모델을 추가로 제공해 총 4개의 모델을 제공한다는 것입니다. 서두에서 협업툴 유형에 대해 언급했을 때 보통의 협업툴은 On-Premise(구축형), SaaS(클라우드형) 두가지 유형으로 나뉜다고 말씀드렸습니다. 팀즈와 네이버웍스는 SaaS만 제공하고 플로우는 On-Premise까지 제공합니다. 일단 기업의 문화에 알맞은, 입맛에 맞게 커스터마이징이 원활한 형태는 On-Premise로 기업의 업무 프로세스에 대한 변경 없이 협업툴을 도입하기 위해서는 On-Premise가 유일안 대안으로 여겨졌습니다.

하지만 팀업은 추가로 구축형과 클라우드형의 장점을 합친 하이브리드 형태를 제공합니다. IaaS Hybrid와 SaaS Hybrid가 그것인데요. 협업툴을 사내 데이터센터에 구축하기 위해 별도의 H/W를 준비할 필요 없이 기 구축된 IaaS에 바로 팀업을 올려서 사용할 수 있는 IaaS Hybrid, 그리고 SaaS의 장점은 그대로 유지하면서 데이터만 기업의 데이터 센터에 저장함으로써 자사 데이터가 외부에 위치하는 것에 대해 민감하게 여기거나 자신들이 사용하는 특정 클라우드에 저장하기를 원하는 기업을 위한 SaaS Hybrid를 제공합니다.



그렇다면 이 두가지 유형에 대해 좀 더 자세히 알아볼까요? 각 유형 별 특징은 아래와 같습니다.


  • IaaS Hybrid 특징

  • 기업이 사용하는 AWS, GCP, Azure 등 클라우드 인프라인 IaaS 위에 팀업을 구축하는 방식

  • On-Premise 구축을 위해 협업툴을 위한 별도의 H/W 인프라 투자 비용을 아낄 수 있는 동시에 빠르게 구축 가능

  • 구축형 고유의 장점에 더해 사용자 증감에 따라 자유롭게 규모를 확장하거나 축소할 수 있는 유연함 제공

  • 클라우드 서비스 사업자의 강력한 글로벌 수준 보안을 팀업에도 적용해 활용할 수 있음

  • 이미 IT 인프라 전반을 클라우드로 전환했으며 자신들만의 기업 문화를 반영한 협업툴을 구축하고자 하는 기업에게  적합


  • SaaS Hybrid 특징

  • 팀업 SaaS의 장점은 유지하면서 데이터 저장만 기업 내부의 데이터 센터 혹은 특정 클라우드에 저장하는 방식

  • 데이터 저장 외에 모든 요소는 SaaS와 동일하기 때문에 초기 인프라 투자 없이 가볍게 바로 시작할 수 있음

  • 각종 기밀 문서 혹은 개인정보가 포함된 데이터를 주로 다루지만 TFT 형태로 다수의 프로젝트를 운영해 빠르고 원활한 협업이 필요한 기업에게 적합

즉, 타 협업툴 대비 하이브리드 형태를 추가로 제공하는 유일한 협업툴로써 기업의 다양한 상황을 커버할 수 있는 것이 경쟁사 대비 팀업만의 고유한 특징이라고 할 수 있겠습니다.


지금까지 언급한 팀업 구축형이 가진 경쟁사 대비 차별화된 특징만으로는, 팀업이 과연 구축형 협업툴을 고려하는 기업들에게 알맞은 선택지가 될 수 있을 지 확신을 갖기에는 정보가 조금 부족한 것 같습니다. 뭐니뭐니해도 솔루션 검토에서 가장 중요한 것은 레퍼런스, 즉 고객 사례이지 않을까 싶은데요. 이 내용은 2편에서 자세히 다뤄보겠습니다. 끝!

9개의 댓글이 있습니다.

4일 전

좋은 정보 너무나 감사합니다. ^^

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8일 전

정리 잘되있네요. 협업툴은 이제 기업엔 필수인데 도움 많이 될 것 같습니다.

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8일 전 | 쉐어드아이티 | 031-212-1710

네, 봐주셔서 감사합니다. 도움이 되셨으면 좋겠어요.

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8일 전

협업 툴을 정말 잘 정리 되었네요
감사합니다

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8일 전 | 쉐어드아이티 | 031-212-1710

저도 이번기회에 좀 더 깊게 알아볼 수 있어서 좋았습니다. 도움이 되셨기를!

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9일 전

대단합니다. 좋은 자료 잘보고 담아갑니다. 감사합니다.

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8일 전 | 쉐어드아이티 | 031-212-1710

봐주셔서 감사합니다!

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10일 전

이런거 필요 했었는데요.
방대하고 잘 정리된 자료 감사합니다.

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8일 전 | 쉐어드아이티 | 031-212-1710

넵, 도움이 되셨기를

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