설치형 ECM 대신 클라우드로 문서관리시스템을 구현하기

회사의 중요한 자산은 문서(콘텐츠)입니다. 그러기 때문에 이런 지식의 보고 문서를 어떻게 잘 관리할 수 있느냐가 회사의 성패를 결정했던 때가 있었습니다. 많은 기업에서는 대규모 자료 문서를 효과적으로 관리하기 위해서 대규모 투자를 하여 ECM 을 구축하고 회사내 다양한 문서를 ECM에 저장하였습니다. 하지만, 현재 큰 비용을 지불하면서 사용하는 ECM 과연 효과가 있고 그만한 가치가 있을까요?

 

현재의 ECM은 다음과 같은 문제가 있습니다.

1. 많은 유지보수 비용 발생(라이선스+지속적인 업그레이드+스토리지+HW)

2. 디지털 트랜드 미충족(UI, 기능, 스마트폰 환경 미제공)

3. 현업 요구사항 반영을 위한 지속적인 투자 발생

4. 검색의 한계

5. AI 등 신기술 미반영

6. 밴더의 지속적인 업그레이드 미지원

7. 정형화된 기능

8. 전문가 그룹의 협소 및  기술수준의 발달이 어려움

9. 무분별한 데이타 저장으로 인한 중요하지 않은 데이타 보관

10. 지나친 커스터마이징에 따른 업그레이드 제한

 

보통 ECM 시스템이 지원해야 하는 항목은 다음과 같습니다. 1. 비지니스 솔루션과 연계 2. 비기능요소(속도, 글로벌, 성능 등) 3. 다양한 이용 4. 협업 5. 보안 6. 강력한 검색기능 7. 확장가능한 저장구조 8. 조직적 저장 기능(버전, 분류) 9. 디지털라이징 10. 기술지원

 

[출처] CIGNEX Datamatics

 

또한 ECM Open Source Alfresco에서 소개하는 ECM 기능은 다음과 같습니다. 출처 : https://argonet.co.kr

1. 콘텐츠 통합관리 기능

  가. 문서저장 : 조직에서 생산된 문서를 HTTP, FTP, WebDAV, CIFS(네트워크 드라이브), E-Mail 의 프로토콜을 통해 저장할 수 있는 기능을 제공한다.

  나. 버전관리 : 문서가 갱신되면 Major 버전 또는 Minor 버전으로 추가되어 관리되고, 버전이력 조회 및 이전 버전으로 되돌리기 기능을 제공한다.

  다. 메타데이터 관리 : 콘텐츠 모델을 정의하여 문서유형별로 메타데이터를 달리 정의하여 관리할 수 있다.

  라. Rule 관리 : 문서 유형이나 폴더에 따라 Rule 을 작성하여 특정한 Action이 동작될 수 있도록 하는 기능을 제공한다.

 

2. 뛰어난 협업기능

  가. Dashboard : 협업을 위한 단위기능은 사이트이다. 사이트별로 구성원 조회, 콘텐츠 검색, 활동내역 등을 One-stop으로 조회할 수 있는 Site Dashboard가 제공되고, 개인별로는 여러 Site를 통합하여 정보를 제공하는 Personal Dashboard를 제공한다.

  나. 체크인/체크아웃 : 하나의 문서를 여러 사람이 작업을 할 수 있도록 지원하는 체크인/체크아웃 기능을 제공한다.

  다. 캘린더 : 사이트별로 일정을 공유할 수 있는 캘린더 기능을 제공한다.

  라. 위키/블로그 : 사이트 내에서 지식을 공유할 수 있도록 위키와 블로그 기능을 제공한다.

 

3. 편리한 검색 기능

  가. 키워드 검색 : Alfresco는 오픈소스 검색엔진인 Apache Solr를 통합하여 키워드 검색기능을 제공한다. 메타데이터를 기반으로 한 키워드 검색 뿐만아니라, PDF/MS-Office/HTML 문서 등에서 자동으로 색인어를 추출하여 검색을 할 수 있는 기능을 제공한다.

  나. 브라우즈 검색 : 폴더별, 카테고리별 그리고 테그별로 콘텐츠를 브라우즈하여 검색할 수 있는 기능을 제공한다.

  다. 다양한 문서편집 지원

  라. 오프라인 편집 : 개인별 문서작성 환경에서 작성 또는 편집된 문서를 단일 또는 대량으로 업로드할 수 있는 기능을 제공한다.

  마. 온라인 편집 : 네트워크 드라이브, Share Point Protocol 을 통해 MS-Office 문서를 온라인 편집할 수 있는 기능을 제공한다.

  바. 웹 문서 편집 : Alfresco 자체적으로 제공하는 HTML 편집기를 활용한 문서 편집기능과 더불어, Google 드라이브의 편집기를 활욯한 문서편집 기능을 제공한다.

 

4. 워크플로우 관리 기능

  가. Simple Workflow : 폴더별로 Action이 동작하도록 하는 워크플로우이다. 예를 들어 문서를 작성을 완료하면 “결재중” 폴더로 자동으로 이동하게 할 수 있다.

  나. Advanced Workflow : 폴더와 무관하게 정의된 업무 프로세스에 따라 동작하도록 하는 워크플로우이다. 기업의 다양한 업무 프로세스를 Advanced Workflow 를 활용하여 지원할 수 있다.

  다. Process Designer : 워크플로우를 WYSIWYG 환경에서 설계할 수 있도록 지원하는 툴이다. 업무 담당자가 개발자 담당자와 업무협의를 위해 아주 유용한 도구이다.

 

좀 오래된 자료이긴 하여도 현재의 기술수준에서 본다면 비싼 비용을 들여서 설치형 ECM을 사용해야 하나 의문이 들 정도입니다. 국내에서 사용하는 ECM은 대부분 이런 벤더의 레포지토리(Repository)에 웹베이스의 애플리케이션을 이용하여 사용하기 때문에 Native한 ECM 엔진을 사용하는 것이 아니고 커스터마이징 된 기능을 사용합니다. 비싼 엔진의 10% 기능도 사용하지 못하고 있습니다 대부분 저장 기능만 사용한다고 해도 과언이 아닙니다. 

 

이제는 클라우드에서 제공되는 기능을 소개하도록 하겠습니다. 한번 비교해보시기 바랍니다.

무제한 용량 제공, 분실위험 없는 클라우드 저장, 버전관리, 권한관리, 클라우드 환경 링크, 스마트폰/디바이스 이용, 다양한 API 제공, 기존 제품 마이그레이션, 분류/태그기능, 모니터링, 3rd Party 툴 제공 등 이미 ECM의 기능을 충족하고 다음과 같은 추가기능을 제공합니다.

 

1. Vault eDiscovery & archiving

2. Data Loss Prevention (DLP)

3. Data Regions

4. AppBridge migration

5. Identity managementg6. Security Center

7. Mobile device management

8. Team Drives & Drive File Stream

9. Advanced sharing controls

 

워크플로우 기능이나 기존 애플리케이션에 애드온 하는 기능은 3rd Party 툴이나 사용 환경에 맞게 API를 이용하여 직접 개발할 수 있습니다.

 

보안이 완벽하지 않은 회사 로컬 스토리지에 중요한 파일을 저장하는 것이 안전할까요? 투명한 클라우드에 파일을 저장하고 활용을 잘 하는 것이 오히려 요즘 트랜드에 맞는 시스템 사용방법이 아닐까요? CS환경에서 Web으로 전환했던 20년전과 같이 많은 제품 벤더에서는 이제는 설치형 제품보다는 클라우드 제품에 연구개발 및 투자를 진행하고 있습니다. 기술 트랜드의 변화와 함께 조만간 다양한 클라우드 제품이 등장할 것으로 생각이 됩니다. 문서관리시스템을 클라우드로 이용하더라도 보안, 비용 등에서 효율적인 결과를 얻을 수 있습니다.