SharedIT 회원들의 Office 365 사용현황 조사결과 공유

지난 6월24일부터 7월5일까지 2주동안 진행된 Office 365 사용현황 실태조사 결과를 공유합니다. Microsoft에서도 Office의 라이선스 보다는 Office 365를 강조한지 벌써 몇년이 지났는데(Office 365가 나온지 벌써 8년차네요.) 과연 사용률은 얼마나 되며 잘 사용하고 있는지 저 개인적으로도 많이 궁금했었는데 이번 결과를 보고 조금은 해소가 되었는데요. 각 문항 별로 어떤 결과가 나왔는지 정리 해 보겠습니다.

이번 설문은 총 199명이 참여 해 주셨는데요. 199명 중 Office는 100% 다 사용 하실 것으로 예상되고, 그렇다면 Office 365를 사용하고 있는 회원은 얼마나 될까요?

<Microsoft Office 365를 사용 중이신가요?>​

위와 같이 전체 응답자 199명 중 Office 365를 사용하고 있는 분들은 97명, 49%였습니다. 거진 50% 정도가 Office 365를 사용 중이라고 응답하셨네요. 전 한 70%는 넘을 줄 알았는데 생각보다 높지 않은 것이 의외였습니다. 그리고 Office 365 도입을 검토하고 있는 응답자가 21% 였습니다. 이 둘을 합치면 70%는 Office 365를 사용하고 있거나 곧 사용 예정이라고 봐도 되겠네요.

30%는 그냥 쭉 라이선스 버전을 사용하실 것이라고 응답 했습니다. 아마도 현재의 Office를 활용한 업무에 큰 불편이 없고 협업을 강조하는 Office 365의 기능이 그다지 필요하지 않거나 업무 방식의 변화가 크지 않기 때문에 Office 365를 검토하지 않는다고 응답하시지 않았을까 하는 생각이 듭니다. 자리에 앉아서 PPT와 Word로 문서를 만들고 Excel로 자료를 정리하는 업무를 주로 하시는 분들은 굳이 Office 365가 필요할까 라고 생각하실 수 있을 테니까요.

<Office 365에 포함된 Application 중 사내에서 많이 사용하는 것은 무엇입니까?(복수선택 가능)>

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그렇다면 Office의 많은 애플리케이션 중 어떤 것을 많이 사용하고 있을까요? 역시 예상대로 3대장인 Excel, Word, PowerPoint의 사용률이 33%로 가장 높았습니다. 그 다음은 24%의 Outlook이었고요. 여기까지는 대부분 예상하셨으리라 생각됩니다.

이런 기본적인, 누구나 사용하는 애플리케이션 말고 Office 365에서 강조하는 협업 애플리케이션들의 사용률은 어떨까요? Skype for Business가 10%를 기록 했습니다. 본사와 지사 혹은 해외사무소 간의 화상회의에서 많이 활용되는 Skype는 저도 쌤팍님과 팟캐스트 녹음할 때 자주 사용했던 애플리케이션인데요. 인터넷 품질이 좋지 않아도, 심지어 LTE망으로도 깨끗하게 음성 및 영상통화가 가능해서 놀랬던 기억이 나네요.

그리고 Microsoft에서 차세대 협업 애플리케이션으로 적극 밀고있는 Teams가 7%의 사용률을 보였습니다. 이메일 커뮤니케이션에서 Slack을 위시한 메신저 형 커뮤니케이션으로 트렌드가 이동하면서 Microsoft에서 내놓은 유사한 애플리케이션인데요. 사용하시는 분들은 오히려 Slack보다 더 좋은 것 같다는 평도 꽤나 많습니다만, 저는 아직 사용해 보지 못했네요. 저희는 커뮤니케이션 할 때 그냥 고개 돌려서 얘기하면 되거든요. 다들 손 뻗으면 닿을 자리에 있어서 ㅎㅎㅎ

메모툴인 Onenote는 8%를 기록 했습니다. 써보신 분들은 아시겠지만 미팅 회의록 작성에 Onenote만한 것이 없습니다. 그런데 Evernote에 밀리고 있어서 그런지 사용률이 그렇게 높지는 않네요. SharePoint는 더 낮았습니다. 아무래도 국내환경에 더 알맞은 수많은 그룹웨어 솔루션들이 많다보니...

OneDrive는 12%를 기록했는데 파일첨부 외에는 딱히 사용해 보질 못했네요. PC의 중요파일을 백업하거나 폴더를 동기화 하는 측면에서는 좋을텐데 국내에서는 속도가 영... 불만족 스럽다는 평이 많은 OneDrive입니다.

<Office 365에 대한 만족도는 어느정도 입니까?>

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그렇다면 Office 365를 사용하시는 분들의 만족도는 어느정도 일까요? 위와 같이 64%는 큰 문제 없이 만족하게 사용하고 있다고 응답 했습니다. 33%는 몇가지 문제가 있긴 하지만 딱히 대안이 없어 계속 사용 중이라고 했고요. 단 3%만 불만족 스럽다고 응답 했네요.

긍정적으로 생각하면 Office 365 사용자의 97%가 큰 불만 없이 잘 사용하고 있다고 봐도 되겠습니다. 하지만 조금 부정적으로 본다면 33%는 대안이 없어 그냥 어쩔 수 없이 사용한다는 이야기로 해석할 수도 있는데요. 하긴 뭐 다른 협업 애플리케이션들과 달리 Office 3대장 애플리케이션은 대체불가능할 정도이니까 이해가 가긴 합니다. 3대장인 Excel, Word, PowerPoint가 멱살잡고 끌고 간다는 느낌이려나요? 현재까지 정말 많은 Office SW가 출시 되었지만 Microsoft의 Excel, Word, powerPoint를 대체할 만한 것이 나올 수 있을지.... 저는 회의적으로 보고 있습니다. 특히 Excel은 진짜.... 만든사람은 진짜 신이에요 신.

이 다음부터는 만족도 응답 내용에 따라 각기 다른 질문을 드렸습니다. 먼저 Office 365를 만족스럽게 사용하고 있는 64%의 응답자 대상 설문 결과부터 보시죠.

<Office 365의 Application을 사용하는 데에 있어 개선됐으면 하는 사항은 무엇입니까?(복수선택 가능)>

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Office 365를 만족스럽게 사용하고 있더라도 아예 불만이 0%일 수는 없는 법, 그래서 어떤 부분이 개선되면 좋을 지 물었습니다. 24%는 큰 불만 없이 만족스럽게 사용하고 있다고 응답했고요. 29%는 애플리케이션의 전반적인 성능 향상을 꼽았습니다. PC에 설치해서 주로 내 PC에서 작업하는 3대장 애플리케이션에 대한 불만은 거의 없겠으나 인터넷 연결을 기반으로 하는 Skype, OneDrive, SharePoint 등 협업 애플리케이션의 경우 인터넷 속도에 따라 성능이 천차 만별일 수 있습니다. 더군다나 PowerPoint같은 애플리케이션을 외부에서 공동으로 작업한다고 생각하면, 인터넷 환경은 더욱 중요해 지겠죠? 뭔가 기술이 더 발달해서 인터넷 속도와 관계없이 빠른 성능을 보여줬으면 하는 바램을 표시하신 것이 아닐까 합니다. 그렇지만 이건 정말 어려운 이야기이기도 하지요.

Outlook의 첨부파일 다운로드 시 느린 속도, SharePoint에서의 파일 업로드 및 다운로드 속도, Skype의 화질 저하 문제, 해외 사업장 직원과의 협업 시 불편함들 모두 인터넷 환경의 차이를 극복하지 못한 SaaS의 한계라고 볼 수 있습니다. 국내와 해외 지사와의 협업 시 많이 발생하는 문제일 텐데요. 많은 네트워크 솔루션 기업들이 이런 문제를 해결하기 위해 다양한 솔루션을 제공하고 있죠. CDN부터 하드웨어 가속 장비까지 말이죠.

15%의 응답자는 장애 발생 시 Microsoft 혹은 협력업체의 원활한 기술지원이 있었으면 좋겠다고 응답 했습니다. 아무래도 3대장 애플리케이션 외 다른 애플리케이션에서 발생하는 오류들을 해결하는 데에 어려움을 겪으신 분들이 많지 않았을까 하는 예상을 해보게 되는데요. 크리티컬한 문제가 아니라면 그냥 불편을 감수하고 사용하고 있는 분들도 상당히 많을 것이고, 되려 사용자가 너무 많다보니 IT담당자 입장에서 어디서부터 어떻게 손을 대야 할지 막막하다고 생각하실 수도 있을 것입니다. 이럴때 빛을 발하는 것이 집단지성의 힘!이니 만큼 다양한 오류에 대한 해결 방안들이 SharedIT에 많이 공유됐으면 하는 바람을 가져봅니다.

이번에는 Office 365 만족도에 보통이라고 응답하신, 조금 불만이 있으신 분들께 질문한 결과입니다.

<Office 365 사용 시 불만은 무엇입니까?(복수 선택 가능)>

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이 33%의 응답자들이 가장 불만을 느끼고 있는 것은 원인 모를 애플리케이션의 성능저하 이슈로 인해 대처할 수 있는 방안이 부족하다는 것이었습니다. Office 365는 모든 직원이 사용하는 서비스이고 한명이 사용하는 애플리케이션 수도 많습니다. 제공하는 애플리케이션이 10개고 직원이 100명이면 최대 1,000가지의 경우의수에 대비해야 할 수도 있는거죠.(실제로 이만큼 오류가 발생하지는 않긴 하지만요.) 워낙 사용자도 많고 애플리케이션도 다양하다보니 성능이 떨어지는 장애가 발생할 여지도 많은데, 장애발생 시 어디서 어떤 이유로 발생한 문제인지를 알기도 어렵고, 알아도 대처할 방법이 마땅치 많다는 의미로 해석할 수 있습니다. 이런 경우 전반적인 애플리케이션 사용 현황을 한 눈에 모니터링할 수 있는 환경이 갖추어져있다면 큰 도움이 될 것 같습니다.

비슷한 이슈로, 20%의 응답자는 잦은 오류로 인한 사용자 지원요청이 다수 발생한다고 응답 했습니다. 42%의 응답자는 인터넷 기반의 SaaS 애플리케이션들에 대한 사용자 사용현황 모니터링 솔루션이 필요해 보이네요. Microsoft의 솔루션 중 이런 기능을 제공하는 것은 없나요? System Center에서 안되나....

인터넷 환경 차이로 인해 애플리케이션 성능이 떨어지고 파일 전송 시 속도가 느린 문제를 언급한 사용자도 17% + 16% = 33%나 됐습니다. 아마 이 부분을 해결할 수 있다면 비단 Office 365 뿐만 아니라 최근 점점 늘어나고 있는 다양한 SaaS 애플리케이션들을 사용하는 데에도 큰 도움이 될 것 같네요.

의외로 비싼 이용요금을 언급한 응답자는 14%밖에 되지 않았습니다. 설치형 Office 라이선스에 비해 Office 365의 초기 도입비용이 저렴한 만큼 이용요금은 큰 문제가 되지 않는 것 같네요. 하지만 3년 정도 비용을 산출 해 보면 결코 Office 365가 저렴하지 않습니다. 철저하게 비용을 가지고 접근하면 라이선스가 저렴하기 때문에 도입하려는 기업의 업무 방식, 업무 환경, 그리고 협업이 얼마나 중요한지에 따라 Office 365 도입을 검토하시는 것이 좋지 않나 저는 이렇게 생각합니다.

<원활한 Office 365 사용에 있어 가장 우선적으로 해결돼야 할 사항은 무엇입니까?>

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가장 우선적으로 해결돼야 할 사항으로 응답자의 53%가 사용자 별 다양한 유형의 장애발생 시 빠른 원인 파악 및 대응을 꼽았습니다. 어려번 언급되는 내용인 것으로 보아 Office 365를 사용하는 기업의 관리자 입장에서 가장 시급한 것이 이런 다양한 장애에 대응할 수 있는 환경을 갖추는 것으로 보이네요. 각 사용자별로 이용하는 개별 애플리케이션의 현황과 장애 발생 시 원인 파악 및 해결책을 찾을 수 있는 모니터링 솔루션이 필요 해 보입니다. 해결책 까지는 아니더라도 원인이라도 빨리 발견하면 협력업체나 Microsoft에 기술지원하기도 더 수월하겠죠.

Microsoft의 기술지원 범위를 벗어난 문제 발생 시 빠른 대처가 필요하다고 응답한 사람도 29%나 됐습니다. Office 365에 불만을 가지고 있는 분들의 대다수는 장애 해결에 대한 이슈가 가장 큰 것으로 보이는군요. 상대적으로 Skype나 Teams등 협업 애플리케이션의 인터넷 속도에 따른 성능저하 문제를 언급한 분들은 많지 않았습니다. 뭐, 속도가 조금 느린것은 감수할 수 있는 문제이나 오류로 인해 사용을 못하게 되는 것은 큰 문제이니까요.

<3. Office 365 사용에 불편을 겪게 될 때 어떻게 대처하십니까?>

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그렇다면 관리자들은 문제가 발생했을 때 어떻게 대처하고 있을까요? 가장 많은 40%의 응답자가 인터넷 검색을 통해 스스로 해결해 보고 해결이 안되면 외부 기술지원을 요청한다고 응답 했습니다. 통상 Office 애플리케이션의 문제에 대해 구글에서 검색하면 Microsoft Support에 올라온 문제와 답변 게시물이 검색 되는데요. 답변 내용이 통상적인 답변(해당 증상을 스크린샷으로 찍어서 첨부해라, 아래 가이드 문서대로 해봐라 등)이 많아서 실질적인 도움이 되지 않는 경우도 상당히 많습니다.(적어도 전 그런 경험이 많았네요.) 그래서 개인 블로그나 reddit같은 해외 포럼까지 뒤져가면서 해결책을 찾거나 SharedIT에 질문을 하는 경우도 많을텐데요. 바로 외부에 기술지원 요청을 하지 않고 스스로 해결해 나가려는 시도를 하시는 분들이 많다는 것은 좋은 현상인 것 같습니다. 이런 시도를 많이 할 수록 담당자 개인의 역량도 향상될테니까요.

31%의 응답자는 심각한 문제가 아니라면 그냥 감수하고 사용한다고 응답 했습니다. 다행히 아예 사용할 수 없을 만큼의 심각한 오류가 발생하지는 않는 모양입니다. 장애가 발생했을 때 바로 외부 기술지원을 요청한다는 응답자는 23% 였고요. 6%의 응답자는 3대장 애플리케이션 외에 다른 애플리케이션은 사용을 중단하고 대체가능한 다른 솔루션을 찾는다고 응답 했습니다. 비율이 낮긴 하지만 3대장 외 다른 협업 애플리케이션의 품질이 아주 뛰어나지 않다는 것일 수 있고, 협업 서비스 제조 기업들이 Microsoft 3대장 애플리케이션은 애초에 범접할 수 있는 상태가 아니라서 다른 쪽으로 일찌감치 선회한 것일 수도 있겠네요.

마지막으로 Office 365 사용자들이 아닌 도입을 검토하고 있는 응답자 대상 설문 결과를 살펴보겠습니다.

<Office 365 도입을 검토하시는 이유는 무엇입니까(복수선택 가능)?>

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Office 365 도입을 검토하는 응답자의 29%는 사무실 PC 및 외근 시 노트북이나 휴대기기에서 Office 사용이 필요하기 때문이라고 응답 했습니다. Office 365 Business Plan을 이용하면 1 User당 총 5개의 PC, 노트북, 휴대폰이나 태블릿 등 휴대기기에서 Office를 사용할 수 있습니다. 단 그렇다고 5명의 사용자가 1개의 Office 365 라이선스를 공유해서 사용하면 라이선스 정책 위반인 것은 유념하셔야 합니다. 어찌됐든 설치형 Office의 한계인 다양한 기기에서의 Office 활용과 외부에서도 업무를 처리해야 하는 업무 방식의 변화 때문에 Office 365 도입을 검토하시는 것이 아닌가 라는 생각이 듭니다.

24% + 18% = 42%의 응답자는 라이선스 관리 편의성 및 기존 라이선스 업그레이드 때문이라고 응답했고 14%는 초기비용 절감 때문이라고 응답 했습니다. SaaS형태 구매에 대한 인식이 점차적으로 증가하고 있다고 봐도 될 것 같네요. 해외 사업장 혹은 외부 협력업체와의 협업 때문에 검토하다는 응답은 3%로 낮았습니다. Office 365를 검토하시는 분들은 아직까지는 외부와의 협업 보다는 내부 업무방식의 변화가 더 큰 요인인것 같습니다.

<Office 365 도입에 중요한 판단 기준은 무엇입니까?(복수선택 가능)>

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이번에는 Office 365 도입에 중요한 판단기준 즉, 어떤 부분이 해결되면 도입하겠는지 물었습니다. 가장 많은 30%의 응답자가 도입비용 절감을 꼽았습니다. 앞서 언급한 것 처럼 초기 도입비용 절감에는 도움이 될 지 몰라도 장기적으로 봤을 때에는 비용이 더 들 수 있습니다. 물론 업무 방식의 변화로 인해 다양한 협업 서비스를 따로 이용하고 있다면 그것들을 모두 Office 365로 대체한다고 가정했을 때 비용절감효과가 더 클 수도 있겠지만 거기까지 생각하시는 분들이 아직은 많지 않을 것 같네요. 가장 큰 비용절감 메리트는 역시 1년차, 초기 도입비용 절감이 아닐까 합니다.

그리고 기존에 사용하던 설치형 Office와 비교했을 때 차이가 나지 않는 사용자 경험을 제공해야 한다고 응답한 분들도 21%나 됐습니다. Business 버전을 사용하면 설치형 Office를 제공하기 때문에 이부분은 큰 문제는 아닐 것 같네요. 14%의 응답자는 안전안 보안 환경을 언급했는데 Azure의 보안 환경을 누리는 것이기 때문에 이 부분은 걱정 하지 않으셔도 될 것 같고요. 가장 우려되는 것은 인터넷 회선 속도에 따른 애플리케이션 성능 부분인데(14% + 12% = 26%가 응답) 향후 가장 시급한 과제가 이부분이지 않을까 싶습니다. Microsoft와 3rd party 솔루션 기업들이 함께 고민해야 할 부분으로 보이네요.

여기까지 SharedIT 회원분들 중 Office 365를 사용하시거나 도입을 검토하시는 분들의 사용현황을 점검 해 봤습니다. 정리하면 전반적으로 Office 365에 대한 인지도와 만족도는 높은 편이나 SaaS 서비스의 한계 역시 명확하게 들어난 결과가 아닌가 싶습니다. 인터넷 환경과 무관하게 항상 좋은 성능을 보이기 위해 SaaS 애플리케이션 속도를 끌어올릴 수 있는 추가적인 솔루션이 함께 도입되면 좋을 것 같다는 생각이 드네요.

더불어 많은 분들이 다양한 유형의 장애 발생 시 대처가 미흡하다고 언급 하셨는데요. 결국 전체 현황을 한 곳에서 모니터링할 수 있는 환경이 필요하고, 문제 발생 시 빠른 대처가 가능하도록 SharedIT같은 온라인 공간에 많은 해결책들이 공유되고 Microsoft와 협력업체에서 발빠른 대응을 해 줄 수 있다면 Office 365의 도입은 지금보다 더 빠르게 늘어날 수 있지 않을까 합니다.

그럼 여기까지 이번 설문조사 결과에 대한 정리를 마치겠습니다. 다음에 다른 설문조사 결과를 가지고 돌아올게요. 끝!