회사메일 도입 전, 꼭 확인해야 할 상황별 체크리스트

안녕하세요. 메대리입니다.

회사 메일 도입 시, 어떤 조건을 확인해야 하는지 궁금한 분들이 많으실 텐데요.


그래서 오늘은 기업메일 선택 시, 

꼭 확인해야 할 상황 별 체크리스트에 대해 말씀드리려고 합니다.



신뢰감 있는 기업 이미지 구축과 체계적인 이메일 관리를 위해

회사메일은 꼭 필요하지만, 상황에 따라 확인해야하는 조건이 조금씩 달라질 수 있는데요.


그중 대표적인 3가지 상황과 기업용 메일 선택 시 주의사항에 대해 말씀드리겠습니다.




  • 1.만약 이미 사용하고 있는 회사메일이 있다면?



1) 데이터 이전 방법



재 사용 중인 서비스가 있다면, 데이터 이전 방법을 확인하셔야 합니다.

데이터 이전은 기존에 이용하던 이메일 데이터를 변경할 시스템에 옮기는 것을 의미합니다.


데이터 이전이 중요한 이유는 지난 업무 메일을 

새로운 시스템에서 확인할 수 있도록 정보를 보존하기 위해서인데요.


만약 데이터 이전 방법이 복잡하거나 수동으로 진행되는 경우,

많은 시간이 소요되어 업무에 방해가 될 수 있습니다.


그렇기 때문에 기존 업체와 신규 업체에서 제공하는 데이터 이전 방식을 꼭 확인하셔야 합니다.



2) 고객 지원 제공 여부



또한 원활한 고객 지원을 제공하고 있는지 파악해보셔야 합니다.


데이터 이전을 처음 진행하는 경우,

eml 파일 및 IMAP / POP3 등 생소한 용어를 접하시게 될 텐데요.


이때 고객 서비스가 지원되지 않을 경우,

데이터 이전 시간이 지연되거나 잘못된 방법으로 진행하는 일이 발생할 수 있습니다.


이러한 불편함을 방지하기 위해

유선 및 온라인 등 고객지원을 제공하는 업체인지 꼭 확인하셔야

원활하게 데이터 이전을 진행하실 수 있겠죠?




2. 이메일 커뮤니케이션이 중요한 기업이라면?



1) 무제한 용량 제공 여부 



중요한 업무 내용을 이메일로 자주 공유하시거나 

사용량이 많은 기업이라면, 제공 용량을 파악해보셔야 합니다.


만약 저장공간에 제한이 있다면, 업무 이메일을 안전하게 보호할 수 없는데요.

저장 공간이 가득 차면, 오래된 이메일이 자동으로 삭제될 가능성이 있기 때문입니다. 


또한, 저장공간이 꽉찰 경우 송수신에 오류가 생겨 업무 지연이나 

내용 누락 등의 사고가 발생할 수 있습니다.


이처럼 무제한 용량이 필요한 다양한 이유 떄문에

대부분의 기업에서 넉넉한 이메일 저장 공간을 제공하는 업체를 선택하는데요.


그러므로 기업메일 도입 시, 무제한 상품을 제공하고 있는지

꼼꼼하게 파악해보시는 것이 중요합니다.



2) 업체별 무제한 용량 상품 가격 비교 



저장 용량과 함께 서비스 가격을 비교해보셔야 하는데요.

만약 무제한 용량을 제공하고 있어도, 

예산에 벗어나는 비용이라면 도입하기 어렵기 때문입니다.


넉넉한 저장 공간을 좀 더 경제적으로 사용하시려면,

업체별 용량 및 가격 비교 과정을 꼭 거치셔야 합니다.


그래서 주요 기업용 웹메일 업체의 무제한 용량 상품 요금을 비교해보았는데요.

아래 표를 참고하시어 예산에 맞는 업체를 선택해보시길 바랍니다.






3. 스마트워크를 시행하고 있는 기업이라면?



최근 스마트워크에 대한 관심과 도입이 늘어나면서 

국내 이용률이 25% 가량 늘어났다고 하는데요.


스마트워크란, IT 기술과 인프라를 활용해 시간과 장소에 얽매이지 않고

효율적으로 일하는 근무 환경을 말합니다.


회사가 아닌 공간에서 근무하는 스마트워크센터, 출퇴근 없이 집에서 근무하는 홈 오피스,

유연 좌석제 등 IT 기반으로 운영되는 스마트 오피스 등이 해당합니다.


이렇게 스마트워크를 시행하는 기업이라면, 웹메일 서비스와 연동해서 쓸 수 있는

협업 기능을 제공하고 있는지 파악해보시는 것이 좋은데요.


가장 대표적으로 도입할 수 있는 기능에 대해서 말씀드리겠습니다.



1) 메신저



첫째, 메신저입니다.


스마트 워크 센터나 홈 오피스 등을 진행하는 기업은 전통 업무 방식과 달리

서로 떨어진 곳에서 협업해야 한다는 것이 특징인데요.


그렇기 때문에 주로 외부 소통을 진행하는 웹메일과 함께

내부 구성원들과 실시간으로 소통하며 협업할 수 있는 메신저가 꼭 필요합니다.


또한, 업무용 메신저는 원활한 온라인 회의 진행을 위해 공지 등록 및 옵션 검색 등

다양한 기능을 제공하기 때문에 유용하게 사용하실 수 있습니다.


이때 웹메일과 메신저 알림이 연동 가능하다면, 모든 커뮤니케이션 채널 

알림을 한번에 확인할 수 있어 더욱 편리한 스마트 업무 진행이 가능하겠죠?



2) 전자결재



두 번째, 전자결재입니다.


스마트 오피스를 운영하는 기업의 특징은 IT 기술을 기반으로 사무실을 운영한다는 점인데요.

이때 전자결재를 활용하면, 좀 더 효율적이 업무 진행이 가능합니다.


서면으로 결재 요청을 하지 않아도 되기 때문에

물리적으로 떨어진 환경에서도 결재 업무를 진행할 수 있기 때문입니다.


또한 불필요한 종이 문서 작성 과정을 없애고, 보관 공간을 또한 줄일 수 있어 

스마트 오피스 환경을 조성하는데 효과적입니다.


이때 메일과 함께 사용할 수 있는 전자결재 기능을 도입한다면,

시스템을 각각 구축하는 것보다 훨씬 편리하게 서비스를 이용할 수 있겠죠?



3) 웹하드 



세 번째, 웹하드입니다.


정해진 좌석 없이 운영되는 스마트 오피스나 외부 워크 센터에서 근무하는 경우,

여러 공간에서 문서작업을 진행하고, 공유하는 것이 중요한데요.

이를 위해 가장 대표적인 기능으로 웹하드를 도입할 수 있습니다.


해당 기능을 통해 작성한 문서를 어디서나 열람하고,

메일 및 메신저로 전달하기 어려운 대용량 파일을 공유할 수 있습니다.


만약 이메일로 수신한 문서를 바로 웹하드에 저장하거나

웹하드 파일을 이메일로 바로 첨부할 수 있다면, 더 효율적으로 사용할 수 있겠죠.


이외에도 협업을 위한 추가 서비스가 필요하다면,

웹메일 업체에서 기능을 제공하는지 파악하여 함께 도입하신다면

좀 더 편리하게 이용하실 수 있습니다.






오늘은 대표적인 상황별 기업메일 도입 체크리스트에 대해 말씀드렸는데요.

많은 도움이 되셨나요?


저희 메일플러그에서는 앞서 말씀드린 데이터 이전 및 밀착 고객 서비스를 지원하고 있는데요.

또한, 무제한 용량 기업메일과 협업 기능을 제공하고 있습니다.

전자결재, 웹하드, 메신저의 경우 기업메일과 연동하여 사용하실 수 있는데요.


기업메일 도입을 위해 고민하고 계시다면,

하단 홈페이지 배너를 통해 더욱 자세한 정보를 확인해보시길 바랍니다.




[출처] https://blog.mailplug.com/1239

2개의 댓글이 있습니다.

28일 전

사내 이메일 변경시 참고해야겠내요

Reply

28일 전 | 메일플러그 | 02-1544-9140

기업 이메일 변경하실 때, 신경쓰셔야 하는 부분이 많은데요~! 콘텐츠 내용이 업무 진행에 도움이 되셨으면 좋겠습니다! 다음에도 좋은 정보로 찾아오겠습니다. 감사합니다 :)

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