[IT 사용설명서] 문서중앙화 탐구 #01 - 문서중앙화를 사용하는 이유 10가지

문서중앙화 탐구 #01  -  지금 문서중앙화를 쓰는 10가지 이유

벨아이앤에스 IT 전문가의 생생한 사용설명서 

답답했던 IT 궁금증! 전문가가 알려드립니다!

A 유통사 나 대리는 매출 달성을 위해 사내 고객정보와 지난 매출 내역을 내려받아 영업계획을 세웠습니다. 꼼꼼한 고객 분석과 영업 실천으로 나대리는 준수한 매출 실적을 달성할 수 있었습니다. 경력을 쌓은 나대리는 D 유통사에 스카우트 제의를 받고 이직을 하게 됩니다.

A 유통사는 나 대리 컴퓨터의 업무 자료가 제대로 남지 않은 점과 내려받은 고객정보를 토대로 D 유통사에서도 매출 실적을 올리고 있다는 사실을 알게 되었습니다. A 유통사는 즉각적인 대응에 나서려 했지만 이러한 문제가 나 대리만이 아닌 것을 알게 됩니다.

A 유통사 대표는 이직한 영업직원 상당수가 나 대리처럼 기업의 자원을 무단으로 활용하고 있다는 사실을 알게 되었지만, 일일이 대응하고 통제하기에 너무나도 힘들다는 것을 알게 됩니다.

B 설계사는 중요한 프로젝트를 수주하고 설계 팀장인 나 과장에게 도면 설계를 지시합니다. 나 과장과 팀원은 기존 설계자료를 토대로 추가적인 공법을 적용하며 업무를 성공적으로 마무리합니다.

B 설계사 대표는 프로젝트의 산출물인 설계 도면이 기업의 중요한 자산이라고 생각하며 각별한 주의를 요구했지만, 설계 업무 특성상 무거운 설계 프로그램에 불러서 작업해야 하므로 도면자료는 편의상 각 직원 컴퓨터에 뿔뿔이 흩어져 있었습니다. 정기적으로 모아서 백업하기로 했지만 깜박하기 일쑤였고, 취합하는 위치도 자료 검토에 바쁜 팀장 컴퓨터에 모이게 되었습니다.

어느 날 B 설계사 컴퓨터 한 대에 랜섬웨어가 발생하였고 금세 모든 컴퓨터의 로컬 자료가 암호화되어 사용 불가가 되었습니다. 진행 중인 프로젝트 도면 자료와 팀장 컴퓨터에 있던 지난 자료까지 복구가 어려워지면서 B 설계사는 큰 위기에 직면하게 됩니다.

C 회계법인 나 차장은 고객의 자료를 취합하여 세무 업무를 하고 있습니다. 업무 특성상 중요한 개인정보나 금융정보들이 그에게 전달되며 고객에게 매우 중요한 문서도 취급하고 있습니다.

나 차장은 고객 요청으로 회계자료를 정리하던 중 실수로 몇몇 자료를 소실하였고 그 자료는 고객에게 급히 전달할 중요한 자료였습니다.

급하게 복구 가능한 방법을 찾아봤지만, 업데이트가 안 된 과거 데이터를 찾을 수밖에 없었고 나 차장은 급하게 업데이트를 해 봤으나 짧은 시간에 복구하기에는 어려운 일이었습니다. 결국 고객의 신뢰 하락과 시간적, 비용적 손실을 보게 됩니다.

위 사례는 실제 기업에서 업무를 보면서 종종 볼 수 있는 사례들입니다.

현장에서 고객과 데이터 관리 컨설팅을 하다 보면 생각보다 많은 기업이 데이터 관리를 고려하지 않거나 준비가 부족한 모습을 많이 보게 됩니다. 데이터 관리의 필요성은 인지하고 있어도 편의성과 비용, 시간 등의 이유로 관심에서 멀어지는 것이죠.

특히, 데이터 관리나 백업 솔루션을 성공적으로 도입하고 매뉴얼을 갖춰 문서를 체계적으로 관리하는 기업도 시간이 지남에 따라 하나둘 절차를 생략하거나, 느슨해 지면서 솔루션 도입 의미가 퇴색되는 경우를 많이 목격합니다.

쉽지 않은 문제입니다. 기업의 문서 및 데이터 관리는 '얼마나 좋은 솔루션을 많이 도입하는가' 문제가 아닌, 그 기업의 문화와 구성원의 의식, 시장의 변화도 크게 영향을 끼치기 때문이죠.

그럼에도 기업은 성공을 위해, 꾸준히 노력하고 조직의 체질 개선을 하며, 어떻게 경쟁력을 높일지 고민합니다. 저희에게 문의를 주시는 많은 고객분들은 이러한 고민 해결을 요청하시죠. 저희는 기업과 구성원을 분석하고 데이터 관리와 운영 프로세스 컨설팅을 통해 해답을 찾을 수 있도록 노력하고 있습니다.

현재, 저희는 기업 문서 관리의 고민이 많은 고객에게

문서중앙화 솔루션을 중심으로 컨설팅해 드리고 있습니다.

과거의 단순히 PC 데이터를 집합시키고 간단한 그룹웨어 기능을 제공하던 솔루션이 아닙니다. 시대가 바뀌는 만큼 여러 업무 효율성, 관리, 보안 솔루션들의 경계가 허물어지고 융합이 되면서 거대한 교집합을 이루고 있죠.

지금의 문서중앙화 솔루션의 목표는 DLP나 DRM, EDMS 같은 각각의 역할을 갖는 솔루션을 두루 갖추는 형태가 아닌, 핵심 가치를 교집합으로 묶어 고객의 목적을 이루며, 비용과 시간을 획기적으로 절감하여 경쟁력을 높이는데 있습니다.

기업 데이터 관리 전문가가 뽑은

지금, 문서중앙화를 해야 하는 10가지 이유

1. CAD 도면 보호

모든 도면자료를 PC 저장소에 남기지 않고 회사 서버에 저장, 관리하기 때문에 기업에서 중요한 산출물 데이터를 보호하기 매우 효과적입니다. 클라우독 문서중앙화는 독자적인 기술로 무거운 CAD 자료를 서버에서 직접 작업해도 PC에서 작업하는 것처럼 쾌적하게 작업이 가능합니다. 디자인이나 개발 파일 등 다양한 업무 데이터에 동일하게 적용됩니다.

[ 과거 설계나 디자인 데이터들이 무겁다보니 솔루션 도입이 쉽지 않았지만, 이제는 옛말!

협업과 성능 강화는 물론, 산출물의 자산가치가 높은 만큼 적극 도입하고 있습니다. ]

2. 고객 개인정보보호

직원 PC에 흩어진 개인정보를 모두 중앙화하여 체계적인 관리 및 보호가 가능합니다. 특히 개인정보보호 규약에 민감한 업체에서 요구가 많았던 부분으로 문서중앙화는 개인 PC에 자료를 아예 생성하지 않기 때문에 컨설팅 요청을 많이 받는 분야입니다.

[ 중앙 서버에서만 업무를 하고 이력 관리와 암호화 보호가 가능하기

때문에 까다로운 개인정보보호 규약을 해결할 수 있습니다. ]

3. 랜섬웨어 차단 및 사후 대응

문서를 중앙에 저장하고 화이트 리스트 입출력 방식으로, IO 패턴 차단, 버전관리 등의 기능으로 완벽하게 차단하고 백업 솔루션으로 사후 대응을 보장합니다. 자료가 이미 중앙에서 관리되고 있기 때문에 업무 공백없이 빠른 복구가 가능한 점이 솔루션을 도입하는 핵심 목적이 됩니다.

[ 랜섬웨어는 바이러스 질병과 같아서

예방은 물론 업무 공백 없는 빠른 복구가 중요합니다. ]

4. 업무자료 소실 방지 및 기업 소유권 강화

중앙 서버 내에서 업무가 진행되고 업무 산출물이 관리되기 때문에 개인의 과실 및 악의적인 삭제를 방지할 수 있고 기업의 데이터 자산을 체계적으로 쌓아갈 수 있습니다. 오래된 업력의 기업을 만나 이야기를 나눠도 지난 쌓아온 데이터가 놀랄 정도로 적은 경우가 많았으며, 이 부분으로 많은 고민 의뢰가 들어옵니다.

[ 문서중앙화의 관심을 많이 받는 도입 사유로 단순히 데이터를 중앙에 쌓는게

아니라, 모여진 데이터가 기업의 자산이자 경쟁력이 될 수 있도록 돕습니다. ]

5. 보안 인증 대비

국제 인증기관, 정부 기관의 인증 제도인 ISO27001, ISMS, PIMS 등의 백본 솔루션이 되어드립니다.

[ 클라우독 문서중앙화는 엄격한 보안 인증을 준수,

기업 컴플라이언스 조건에 부합합니다. ]

6. 관리포인트 단순화

문서중앙화는 기업의 문서관리를 보다 진일보 시킵니다. 관리 포인트도 단순화하여 좀 더 효율적이고 직관적인 관리가 가능합니다. 권한, 차단, 백업, 복원, 공유 등의 다양한 관리 기능을 한번에 처리해보세요.

[ 도입도 쉽지만 사용자도, 관리자도 별다른 학습없이

이용할 수 있는게 문서중앙화의 큰 매력입니다. ]

7. 서류가 필요 없는 페이퍼리스 업무 환경

언제 어디서나 모바일 기기에서 열람이 가능합니다. 종이 비용 절약, 직원들의 핵심 역량 집중, 최신 기술 기반의 업무 환경 구축이 가능합니다. 바쁜 외부 업무가 많은 기업에서 내부 서류를 업무 환경과 동일하고 손쉽게 확인 할 수 있다는 점이 경쟁력입니다.

[ 모바일 환경으로 스마트오피스 구현은 물론,

외부에서도 동일한 업무 환경 구성이 가능합니다. ]

8. 협업 활성화

부서문서함, 폴더 카테고리, 권한 별 관리로 협업 기능을 제공합니다. 동일 계열사 간 안전한 문서교환 및 검색 기능까지 가능하고 인수인계도 간단하게 할 수 있습니다.

[ 단순히 데이터 접근 권한을 넘어 팀과 부서 간의 협업할 수 있는 토대가 마련됩니다. ]

9. 조직의 체질 개선, 기업의 경쟁력 강화

기업의 모든 문서가 중앙에 저장되기 때문에 체계적인 관리가 이루어집니다. 조직 및 인사 관리가 용이해지고 효율적인 프로세스 및 업무 매뉴얼을 구성할 수 있습니다. 문서중앙화를 도입하면서 조직의 체질 개선도 동시에 이루려는 경우가 많습니다. 그만큼 기업의 경쟁력을 높일 수 있는 기회가 마련됩니다.

[ 근무자의 업무 환경과 프로세스를 큰 폭으로 변경 할 수 있기 때문에

문서중앙화를 도입하면서 조직 매뉴얼도 같이 고민하게 됩니다. ]

10. 비용(TCO) 절감

문서중앙화 솔루션 하나의 도입으로 매체제어, 암호화 기능, 문서관리기능을 충분히 대체할 수 있습니다. 덕분에 여러 솔루션을 구성할 필요 없이 도입 비용, 트러블 슈팅 비용, 유지비용을 일원화하여 획기적으로 절감합니다.

[ 요구하는 기능이 많아질수록 총 비용(TCO)은 높아질 수밖에 없지만,

문서중앙화를 통한 획기적인 일원화로 비용 절감이 가능합니다. ]

문서중앙화 탐구를 통해 10가지 쓰는 이유를 알아봤습니다. 다음편에는 10가지 이유를 토대로 실제 도입된 사례를 자세히 살펴보겠습니다.

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벨아이앤에스 IT 전문가 그룹

십여 년간 총판과 개발사에서 다양한 데이터 관리 솔루션을

컨설팅하며, 기업의 고민을 해결해온 데이터 관리 전문가입니다.