무료 이메일에서 기업메일로 전환이 필요한 순간


안녕하세요. 메대리입니다.


여러분은 업무용 이메일로

어떤 서비스를 이용하고 계시나요?


아마 포털사이트 등에서 제공하는

무료 이메일을 사용하고 계시는 경우도 있으실 텐데요.


하지만 비즈니스가 성장할수록

전문 솔루션의 필요성은 점점 커집니다.


그래서 오늘은 무료 메일 서비스에서

기업메일로 전환이 필요한 순간에 대해 말씀드리겠습니다.




  • 1.데이터 관리의 필요성 증가 



첫째, 데이터 관리의 필요성이 증가할 때입니다.


가장 대표적으로 퇴사자가 발생하는 경우인데요.

사업 운영 기간이 길어질수록

퇴사하는 직원들 또한 발생하게 됩니다.


이때 개인 계정으로 포털메일을 사용하던 상황이라면,

해당 직원이 계정에 접근할 수 없도록 

막을 방법이 없는데요.


또 퇴사한 직원의 과거 이메일 데이터가 필요할 때,

별도로 자료를 요청해야 하는 번거로움이 발생하기도 하죠.



이때 기업메일을 사용하면,

데이터를 체계적으로 관리할 수 있습니다.


기업메일은 계정 생성과 사용 중지를 

관리자가 설정할 수 있기 때문입니다.


그렇기 때문에 퇴사한 직원이 발생한 경우,

해당 계정을 중지시켜 메일 데이터에

접근할 수 없도록 관리할 수 있는데요.


업무 데이터를 보호할 수 있어,

정보가 외부로 유출되는 사고를 예방할 수 있습니다.



또한, 아카이빙 기능을 함께 사용하면

정보를 더욱 체계적으로 관리할 수 있습니다.


아카이빙이란, 메일 데이터를 별도 서버에 저장하는 기능인데요.


모든 이메일이 원본 그대로 유지되기 때문에

위변조 및 삭제가 불가능하여

안전하게 저장하실 수 있습니다.


메일플러그 아카이빙


퇴사한 직원의 메일함을 복구할 수 있고,

특정 사용자의 이메일을 백업 받을 수도 있는데요.


해당 기능을 활용하면

퇴사자가 보관하고 있는 메일 전달을 요청하지 않아도 되고,

인수인계를 진행할 때도 쉽게 데이터를 받아볼 수 있습니다.


회사용 웹메일 솔루션을 도입할 때,

아카이빙 제공 여부와 복구/백업 기능을

사용할 수 있는지 확인면 더욱 좋겠죠? 




2. 외부 커뮤니케이션 증가



둘째, 외부 이메일 커뮤니케이션이 증가할 때입니다.


내부 직원들뿐만 아니라 거래처나 고객 상담 등으로

외부 관계자들과 주고받는 웹메일이 증가할 수 있는데요.



이때 무료 포털 메일을 사용하면,

naver.com / hamail.net 과 같이

주소에 포털 이름이 포함됩니다.


반면 기업메일 서비스는

원하는 형태의 도메인을 구입하여

@회사명.co.kr 과 같이 웹메일 주소에 사용할 수 있습니다.


그렇기 때문에 포털 명이 포함된 주소보다 

신뢰감을 주고, 전문적인 이미지를 심어줄 수 있습니다.


외부 관계자와 소통하는 만큼

긍정적인 이미지를 전달하는 것이 좋겠죠?



또한, 웹메일과 연동되는 추가 협업 기능을 도입하여

편리하게 업무를 진행할 수 있습니다.


커뮤니케이션 업무가 늘어나는 만큼

다양한 기능을 함께 사용하면,

효율적으로 업무를 처리할 수 있기 때문입니다.



가장 대표적으로 업무용 메신저를 도입할 수 있는데요.


메신저와 웹메일을 연동하여

실시간 알림을 설정해두면,

내/외부 커뮤니케이션의 새로운 알람을 동시에 확인할 수 있는데요.


실시간으로 업무 내용을 확인한다면,

더욱 신속하게 처리할 수 있겠죠?


이외에도 이메일과 연동할 수 있는 웹하드 등

기업메일 서비스는 무료 웹메일보다

다양한 협업 기능을 활용할 수 있습니다.




3. 보안 강화가 필요한 경우 



셋째, 보안 강화가 필요해질 때인데요.


회사메일은 민감한 고객 정보나 

사내 기밀 사항을 주고받을 수 있기 때문에

보안이 중요한 요소입니다.




최근 위 이미지와 같이 유명 포털 사이트를 사칭한

스팸메일이 증가하고 있는데요.


고객센터를 사칭하여 

비정상적인 로그인 경고 등으로 

유인하여 정보를 탈취하는 수법입니다.


이처럼 무료 웹메일의 경우,

스팸에 취약할 수 있는데요.


반면 기업메일은 스팸 필터링 등

무료 서비스보다 전문적인 보안 시스템을 제공합니다.


또한, 다양한 보안 옵션을 설정할 수 있어

안전하게 관리할 수 있는데요.


GS 1등급과 같이 국가 공인 보안 인증을

취득한 서비스를 선택한다면,

보안을 더욱 강화할 수 있겠죠?



스팸메일뿐만 아니라 

로그인 보안 또한 중요해지고 있는데요.


최근 SK 인포섹에 따르면, 

재택근무가 활발하게 도입된

2020년 1분기 사이버 공격이 전년 대비 21%나 증가했다고 합니다.


이처럼 회사 보안이 약해지는 시기에

사이버 공격이 증가하고 있는데요.

그중 웹메일 계정 탈취 또한 발생하고 있습니다.


재택 혹은 원격근무를 도입한 회사라면,

계정 보안의 필요성을 느끼셨을 텐데요.


기업메일은 동시/다중 로그인 제한이나

 비밀번호 정책 설정 등

다양한 로그인 보안을 제공하기 때문에

일반 무료 메일보다 안전하게 계정을 보호할 수 있습니다.




4. 용량 관리가 필요한 경우



마지막은 용량이 부족한 경우입니다.


업무용 웹메일은 개인용보다 

사용량이 많은 것이 특징인데요.


또한, 대용량 첨부파일을 자주 주고받기 때문에

이메일 용량 또한 많이 필요합니다.


무료 이메일을 업무용으로 사용하다 보면,

저장 용량이 부족한 경우가 많으실 텐데요.


서비스의 차이가 있지만,

무료 포털메일은 보통 5~15GB로 

기본 용량이 제한되어 있습니다.



반면 기업메일은 저장공간을 추가로 구입할 수 있거나

업무 환경에 특화된 무제한 용량을 제공하는데요.


무제한 메일은 용량 제한이나 보관 기간 걱정 없이 

사용할 수 있어 편리합니다.


무료 이메일의 부족한 용량으로 고민하고 있다면,

꼭 기업 전문 서비스를 도입해야겠죠?





오늘은 무료 웹메일에서 기업메일로 전환이

필요한 경우에 대해 말씀드렸는데요.


많은 도움이 되셨나요?


저희 메일플러그에서는 무제한 용량 메일을

계정당 1,800원에 도입하실 수 있는데요.


업무에 특화된 협업 기능인 메신저, 웹하드, 전자결재와

아카이빙 기능 또한 제공하고 있습니다.


무료 서비스에서 기업메일로 전환을 고려하고 계신다면,

아래 링크를 통해 메일플러그 서비스를 확인해보시길 바랍니다.


그럼, 메대리는 더욱 좋은 정보로 돌아오겠습니다. 감사합니다!




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