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그룹웨어 변경에 따른 전자결재 데이터 백업에 대한 조언


안녕하세요


이번에 회사내의 환경과 전혀 맞지 않은 그룹웨어 사용하다가, 변경할 기회가 왔고


새로운 그룹웨어 서비스 업체로 시장점유율 1위 업체로 컨택중입니다.


다만 기존에 쓰던 그룹웨어는 서비스형과 구축형의 중간 지점인 패키지형인데,


마이그레이션 지원이 되고, 서버가 단독입니다.


그러나 옮기려는 것은 클라우드 형이고, 백업은 가능하나 마이그레이션 지원이 불가합니다.


옮기려는 이유는 메일 기능을 해외에 있는 본사에서 따로 구축하여 사용한다고 해서 


현 업체도 견적을 다시 요청한 상태입니다.


문제는 전자결재와 게시판의 데이터를 다른 업체로 옮긴다면 수작업으로 옮기거나 조회할 수 있게 만들어야 할 거 같은데, 어떻게 하는게 좋을지 감이 안 잡힙니다 ㅠㅠ

문서의 양은 2017년엔 4000여건 , 2018년엔 8600여건, 2019년엔 9956여건, 2020년은 현재 5100여건 정도 됩니다.

그냥 지금 현 업체를 계속 쓰는게 정답일까요...? 좋은 아이디어가 있을 까요?

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3개의 답변이 있습니다.

차바라기
  0 추천 | 3년 이상 전

이전 전자결재 문서면 PDF나 HTML형태로 보기만 커스트마이징해서 작업 할수 있는데 업체가 그걸 가능할런지 모르겠네요

wansoo
  0 추천 | 3년 이상 전

서로 다른 구조의 시스템을 완벽하게 마이그레이션하기는 쉽지 않을거라 보여지고요.

전자 문서 표준이라 할 수 있는 PDF, ePUB 데이터 포멧으로 변환해서 보관하는 방법을 권장하고 싶고요.

가급적 기존 시스템을 조회 용도로 계속 유지하는게 좋을 것 같아 보이네요.

오래된 하드웨어를 계속 유지한다는게 부담이 된다면, 가상 컴퓨터로 마이그레이션해서 계속 보유하는게 좋을 것 같아 보이고요.

내부 구축형은 기존 시스템을 계속 보유하는게 비교적 용이하지만...

시스템을 클라우드로 옮겨 가고 난 후에 나중에 다시 시스템을 교체하려할때는 지금 보다 더 큰 어려움을 겪게 되지 않을까 하는 생각도 드네요.

미생
  0 추천 | 3년 이상 전

너무나 당연한 이야기지만 이기종의 시스템 특성상 마이그레이션을 한다는게 쉬운 일은 아닙니다.

현 시스템의 구조도 정확히 알아야 하고, 지원을 받을 수 있으며 이전하는 시스템도 구조를 정확히 알아야 하고 지원을 해줄때 발생하는데 비용적인 측면에서 금액이 제정신이 아닐 확률이 높습니다.

수작업으로 옮기는 부분 역시 맥락없을 가능성이 높은데 이유는 기존의 결재라인이나 해당 부분에 대한 액션을 새로 다 맞춰줘야 할 수 있기 때문에 어려워 보입니다.

일단 제일 무난하게 갈 수 있는 부분은 기결재 문서들을 전부 mht 형태의 완전한 html파일로 export를 해서(+ 첨부파일 까지 세트로 묶어), 이전하시는 시스템의 EDMS(전자문서함) 쪽에 가져다 넣고 색인이 가능하도록 해서 열람을 할 수 있도록 하는 정도가 아마도 최선으로 생각됩니다.

차선책... 아니 일반적으로 기존 시스템은 유지보수를 포기하고, 시스템을 운영하겠다는 생각으로 최종상태를 백업한 상태에서 열람용으로만 운영하는 방향등을 선택하시는 편이긴 합니다.

그게 아닌 완벽한 세팅급으로 뭘 하기란 돈이 많이 들거나 돈이 들어도 그만큼의 만족도를 찾아내기가 쉽지 않습니다. ㅠㅠ