현재 it기업에 총무로 들어왔는데
이전에는 총무가 없었던 터라...
하드웨어나 소프트웨어 전부 관리된 대장도 없고 아무것도 없습니다
그래서 처음부터 제가 만들고 시작해야하는데 참 막막합니다.
하드웨어를 조사하는 것도 그렇지만
소프트웨어는 유료소프트웨어만 조사만 하면 될 것 같은데..
사실상 직원들이 무료소프트웨어인줄알고 사용하는 유료소프트웨어도 꽤 있을 것 같고
분간도 잘 못할 것 같거든요.
보통 7-100명되는 기업에서는 라이선스를 그냥 엑셀로 관리를할까요?
엑셀로 관리를 한다하면..뭐 라이선스별 개인 사용자도 다 체크를 하시는지 궁금합니다.
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보통 100명 기준으로 수기(엑셀)로 할지 솔루션으로 할지 기준으로 판단하는 것 같은데요.
SW랑 HW 전부관리하고 입퇴사자 빈번하다면 100명이내라도 솔루션이 편하고 유용합니다.
검토해 보시기 바랍니다.
관리도 중요하지만 보안규정을 철저하게 수립하셔서 불법SW(인가받지 않은 SW) 사용시 개인에게 책임이 있음을 명확하게 해주세요~ 인스팩터 같은 무료 툴로 불시 점검도 필요합니다
간혹 별거 아니라고 생각하는 직원들이 있는데 불법SW사용으로 합의금 때려맞아 부도난 회사도 있고 대표이사가 법원에 출석할 수 있다는걸 알려줘야 합니다.
100 명 안쪽이며 인스펙터 와 엑셀로 관리가 가능한 범위 같습니다
자산관리 솔루션 도입하면 조금 편해지시겠지만 늘 예산과의 싸움이니까요
저희와 비슷한 규모네요
인려과 비용문제로 총무 담당이 엑셀로 관리 합니다.
결국 사람과 돈을 투자 하면 빠르고 정확한대 쉽지 않네요.
도움 드려봅니다. 저희는 100대 PC 이구요.
[ 하드웨어와 소프트웨어 함께 관리하기 참 어렵죠.ㅠ.ㅠ ]
직원들과 함께 해야하는 일들과 경영진에게 보고할 것도 함께 하는 것이 좋은 것 같애요.
100대의 PC 의 라이선스를 관리한다면
1.100대의 PC 관리번호 부착
- 관리번호 : OOO-001
- 컴퓨터 이름 규칙 : Hgildong1d (홍길동 1st desktop)
- OS 운영체계 확인 (라벨부착된 것과 실제 설치된 버전 확인)
EX) 아래 샘플은 MS 감사 요구 시 엑셀 양식을 바탕으로 했었어요
- 위 내용 조사하면서 OFFICE 까지 조사하세요.
(인스펙터에서는 구분이 한 번 수작업을 해야하는 것 같습니다.)
2. 인스펙터로 돌려야 해요.
- 이유는 회사마다 상이하겠지만, 우리 회사에서의 기준으로 불법 사용율을 보고하기 위해서는
사내 모집단이 중요하겠죠? 혼자한다고 절대 인정 못받고요.
인스펙터가 100% 정확하지는 않지만, 대략적으로는 나옵니다.
3. 인스펙터를 결과 토대로 불법 소프트웨어 사내 게시판 나열
- SW 명 / 기업사용 불가, 가능 /
4. 사내 지정 소프트웨어
- 임직원 기본 제공 : OS+OFFICE+백신, 그 외 전자결재 품의
- 회사 임시 압축 툴 : 반디집 OR 한집 (그 외 사용 불가)
- 그 외 소프트웨어 : 업무적으로 사용하는 경우, 3번 게시판에서 확인하세요.
5. 소프트웨어 사용 서약서 모두 받아두세요.
6. 년 1~2회 소프트웨어 사용자 교육 실시 및 교육확인서 받아두기
- 저작권법 제 141조 양벌규정에 의해 법인과 사용자는 처벌 받을 수 있음
소프트웨어 사용 신청서, 사용 동의서(무단 사용시 개인 책임, 회사 책임 면책 내용 필), 자산 지급시 무단 설치 금지 서약서 징구, 1년 마다 소프트웨어 사용 현황 작성 후 제출(팀단위) 등이 주요 관리 사항입니다.
그룹웨어 있으면 전자결재에 위 소프트웨어 사용 신청서를 넣어서 승인 후 사용토록 관리하여야 합니다.
또한 개인 무료인데 유료인 경우 모두 삭제하도록 하고, 사용을 해야 하는 경우 무료를 찾아서 안내 공지 하거나 유료를 구입하여야 합니다. 소프트웨어 회사는 정보를 일정 기간 수집하여 후에 법무법인을 통하여 내용증명을 보내어 구입 또는 합의를 유도합니다.
사용 신청서 미제출자에 대해서는 별도의 사유서를 받아야 회사가 책임을 지지 않습니다. 사유서 내용은 당연히 개인인 내가 책임을 지겠다는 것인데, 이 경우도 업무상 사용하지 않는 소프트웨어만 해당됩니다. 업무상 당연 사용한 경우는 반드시 구매하여야 합니다.
우선은 인스펙터 프로그램으로 사용자 PC들의 프로그램을 수집한 후 그동안의 소프트웨어 구입자료를
확인하여 구매라이선스 - 사용라이선스 비교해서 불법으로 사용하고 있는 프로그램 개수 만큼 구매진행
하거나 삭제 진행 / 동시에 사용자PC의 소프트웨어를 엑셀로 정리하시면 되지 않을까요?
인스펙터 프로그램이 무료 프로그램으로 굉장히 쓸만합니다.
저희 회사도 엑셀로 관리 하고 있긴 한데요.
자산관리 소프트웨어를 도입하면 관리하기 편합니다.
그래도 엑셀보다
자산관리 솔루션이 편하지 않을까요?
내부 pc 및 서버 그외 소프트웨어 라이선스도 관리하고
직원이 충원 되거나 퇴사시 업데이트도 해야하니
신경써야할게 많습니다
70~100 명 정도 된다면 Excel로도 충분할거 같습니다.
전체적인 실사를 해 볼 필요가 있겠고요.
70~100명 정도라면 그렇게 오래 시간이 걸리지도 않겠고...
일반 사용자가 소프트웨어를 임의 설치하지 못하도록 내부 정책을 만들 필요도 있을 것 같고요.
각 사용자마다 설치된 소프트웨어 현황표를 만들어 두고 확보된 라이선스와 비교해서 부족한 라이선스에 대한 추가 확보 또는 불필요하게 설치된 소프트웨어 제거도 해 줘야 겠고...
정기적 또는 비 정기적인 감사를 해서 임의 설치해서 사용하는 소프트웨어에 대한 경고, 소프트웨어 정리도 해 주어야 하겠고요.
내부 여건이 된다면 소프트웨어 자산 관리 솔루션을 도입해서 사용하는 것도 괜찮은 방법이긴 하지만...
70~100대 정도는 엑셀로도 큰 어려움을 없을거라 보여지네요.
라이선스 관리를 엑셀로 작업을 하고 있습니다.~솔루션이 있다면 좋은데 아직 그렇게 까지는 하지 않아서~
엑셀로 관리할 순 있긴 하지만, 이게 실제로 일하다보면 업데이트 잘 안됩니다.
소프트웨어 자산 관리 솔루션으로 관리해도 어려운게 라이선스 관리입니다.
IT기업이시라면 개발 컴포넌트부터 다양한 소프트웨어가 있을 것 같은데요,
여력이 되신다면 소프트웨어 자산관리 솔루션을 도입하여 관리하는 것을 추천드립니다.
그게 어렵다면, 엑셀이라도 관리하시는게 좋습니다.
문제는 보유 라이선스야 구매 자료 다 뒤져서라도 정리가 되지만
사용자가 사용하고 있는 소프트웨어, 이후 언제든 설치할 수 있는 소프트웨어 관리는
일일이 PC를 확인해야 가능하기에 일이 쉽진 않아 보입니다.
만에 하나 불법 소프트웨어 단속 걸리면 담당자가 독박 쓸 수 있어 비용이 들더라도
자산관리 솔루션 도입을 강력 추천드립니다.
처음에도 장부로 관리 하다가 이제는 DRM 에서 관리를 합니다.
라이센스 관리를 잘하시고 수시로 점검하여 수량 파악을 하셔야 합니다.
문제 발생후 수량 파악은 이미 신뢰가 무너집니다.
그리고 회사내 라이센스 정책에 관한 보안 문서를 만들어 공지하여 서명을 받으시길 권장 드림니다.
라이센서는 엑셀이든 무엇이든 당연히 관리를 하시는게 맞구요...
해당 라이센스에 대한 서류도 분명 있어야 나중에 문제가 되지 않습니다.
개별 라이선스라면 어디 설치해서 사용하는지는 당연히 정리해야 한다고 보네요~~~