메일서버랑 계정용량 관리 어떻게들 하시나요?

업무적으로 정비가 좀 필요할거라고 생각이 드는 과정이기도 하고 애매하고 복잡한 사연들인데

건설업종 특성상 본사와 현장조직이 있고 현장조직이 여러곳으로 분할되어있습니다.


중간에 업무연락등의 자료 공유가 빈번하게 발생을 하다보니 아무래도 애로사항이 생기는데

거기다 현장에서는 원청, 발주와의 업무자료 공유가 발생하는 과정이 발생하면서 메일용량을 어떻게 처리하냐가 문제가 되고 있네요.


개인별로는 일반적으로 기본은 2GB에서 시작, 필요에 따라 10GB정도까지 주고 있기는 한데 전사적으로 정리를 해야할 필요가 있지 않을까 생각이 드는중입니다.

현재 메일계정 사용인원은 400여명정도가 되고, 이걸 SaaS개념의 서비스로 넘어가려고 들면 비용적인 부분이 있고 이런 부분에선 그냥 Google Workspace등으로 가면 깔끔하다 생각 들지만 월비용 보면 뭐라 말하기 어려움이 있는 것도 사실입니다.


일부 사용자들은 메일용량 모자라면 아웃룩등으로 DB화해서 쓰시니 대충 또 처리가 되기는 하는것 같기는 한데 전반적으로 정책을 좀 바꿔봐야 하는 생각이 들고 있습니다.

그나마 지금 메일용량이 생각보다 덜 먹는 이유가 내부에서 다른 형태의 업무연락 방법으로 파일첨부가 오고가고 있는데 이쪽이 대충 4TB쯤 데이터가 정리되어있어서 전반적으로 한번 다 정책수정을 해야 할거 같은데


타사 사례가 어떠한지 궁금합니다. 공유좀 부탁드려요.

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15개의 답변이 있습니다.

0 추천 | 약 한 달 전

저희는 기본 500MB, 요청시 1GB까지 할당해 주는데 메일함을 자주 비워야 하는 단점이 있습니다.

장점은 그만큼 개인이 백업을 자주 한다는거?

텍스트만 왔다갔다하면 좋겠지만, 첨부파일이 자주오다보니 금방 찹니다.

개인이 백업을 하긴 하지만 그건 개인문제로 날려먹는 사람도 좀 되는거 같긴 하더군요. 저도 용량문제로 외부에서 참조해야할 메일이 있을시 문제가 되는 부분이 있습니다. 

용량이 차면 안내메일도 발송하고, 메일함이 차면 수/발신이 불가능하다보니 용량문제는 줄었지만 직원들의 불만은 계속 나오고 있습니다. 

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0 추천 | 약 2달 전

메일용량을 많이 주면 계속 많이 주게 됩니다.

경험상 

1GB용량일때는 본인이 삭제도하고 관리를 할 수 있지만

5GB이상일때는 본인도 너무 많아서 관리를 못하겠다고 합니다.

따라서, 용량은 늘려주지 않습니다.

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0 추천 | 약 2달 전

메일 용량이 급격하게 소모되는건 거의다 첨부파일 때문이니 첨부파일관리가 잘되게 해주시면 많이 해결되요. 예를 들면 정기적으로 공유하는 대용량 파일이면 공유폴더로 보게한다던가 일부 메일서비스는 첨부파일이 자동으로 클라우드 드라이브로 가기도 하고요. 암튼 사람들 아무리 얘기해봤자 용량 계속 쌓이는 사람은 쌓여요. 정책적으로 해결하시는게 제일 좋은거같습니다.

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0 추천 | 약 2달 전

관리할 줄 아는 직원이라면 2G도 충분하지만 그렇지 않은 직원은 20G도 부족하죠

결국은 사람문제

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0 추천 | 약 2달 전

메일 용량을 2GB 라고 해도 금세 90프로까지 채워지게 됩니다

모든 사람의 메일 용량을 늘리기 어렵다면 방법은 한가지인거 같습니다

주기적으로 삭제를 유도하고

아웃룩 등을 사용해서 로컬에 메일을 쌓아두게 하고 온라인 메일 용량은 개인이 삭제를 해서 관리하게 하는 것이죠

메일 용량이 가득 차게되면 메일 수신이 안된다는 공지를 통해서

사용자 스스로가 주기적으로 삭제하도록 하면 됩니다

최후에는 SaaS로 넘어가는 것도 고려할 사항이 되겠네요

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0 추천 | 약 2달 전 | 글로벌링커스 | 0221356732

결국은 파일 자료들 때문인데, 모든 파일은 파일 서버에 저장되고, 메일에는 링크만 걸려서 전달되도록 하는 것이 가장 좋은 방법이지만, 현실적으로 사용자들의 의식 변화가 먼저 필요합니다. 그러기 위해, 문서가 아닌 프로젝트 기반의 관리 방식으로 변경해 보시면 어떨까 합니다.

프로젝트 관리 툴인 Easy Redmine으로 일정도 관리하시고, DMS(Document Management System) 기능으로 프로젝트별로 폴더별 권한관리, 버전관리, 링크 메일 발송 등이 가능합니다.

언제든지 문의 주세요.

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0 추천 | 약 2달 전

저희도 개인당 2G 배정하는데 90% 직원들은 충분하게 사용하고 업무 특성에따라 일부만 증설해 줍니다.

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0 추천 | 약 2달 전

메일 용량은 기본 1G 부서에 따라 다르게 책정하고

인원과 첨부파일 용량 쌓이는 부분에 따라 분기별

역순 날짜별로 삭제하고 있어요

중요 파일은 백업 본인이 알아서 백업 해야합니다

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0 추천 | 약 2달 전

트랜드가 메일을 자주 삭제하지 않는 경우가 많더라구요. 요즘은

예전메일도 계속 검색하고 업무상 메일관리도 많이 해서요.

클라우드 도입이 용량관리면에선 괜찮은 선택인것 같아요

관리자가 일일히 용량 관리할 필요도 없구요. 백업도 지원되니.

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0 추천 | 약 2달 전

정책적으로 전직원 1G로 정해놓고 필요하면 용량을 늘려주고 있습니다.

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0 추천 | 약 2달 전

메일을 오래 써 보신분들은 아시지만,

한달 정도만 지난 메일은 거의 보지 않을 이유가 99.9% 이상입니다.

적당한 용량에서 제한을 걸고, 꼭 필요 하다면 개인 PC로 다운 받아서 저장해 놓게하는게 좋습니다.

늘려 주다 보면 한정 없거든요....

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0 추천 | 약 2달 전

일반 직원 500메가에서 1테라

임원 2테라 

초과시 100메가 1000원을 받을 예정이었으나 실효성 없어 제외

메일 용량이 오버 하기전 메일 자체를 로컬에 저장 하도록 유도

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0 추천 | 약 2달 전

구글 워크스페이스와 같은 디지털 서비스가 답입니다. 메일 서비스 하나만 가지고는 비용이 안 맞을 것이고, 구글 워크스페이스를 이용하여 회사 시스템을 대체하는 개념으로 접근하면 설득할 수 있을 거 같네요.

https://www.youtube.com/watch?v=-elYGS1XVdU

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0 추천 | 약 2달 전

회사 및 시스템 상황에 따라 다를 수 있으니 개인적인 의견으로 이해해주세요


메일 시스템은 모든 사용자가 사용하는 시스템이다 보니 손도 많이 가고 말도 많은 시스템이죠.

메일 용량 늘려달라, 메일시스템이 너무 늦다, 메일이 차단된다,,, ㅠㅜ  

특히나 메일 접속이 집중되는 아침 출근 시,,, ㅎㄷㄷ

스크립트를 만들어서 매일 아침에 메일 용량 알림 보내게도 했고

메일 queue 정리도 했었고, 서버 증설도 하였습니다.

잡무가 너무 많은 시스템입니다.

말씀하신 것처럼 SaaS 비용이 메일시스템 운영하는 것보다는 헐씬 비쌉니다.

SaaS 시스템 이용하면서 느낀 부분은 이런 잡무가 거의 사라진다는 것입니다.

물론 메일시스템의 이용자가 많아서 손이 안가는 것은 아니지만 정말 많이 없어집니다. 

결국은 업무도 AD관리자가 통합 관리하도록 업무 조정도 되었습니다.

SaaS의 눈이 보이지 않는 비용도 고려해볼 필요는 있는것 같습니다.


특히나 조직의 규모가 커지고 언급하셨던 조직이 여러곳으로 분할되어 있고

업무 공유가 빈번하게 발생한다면 좋은 대안이 될 수도 있습니다.


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0 추천 | 약 2달 전

메일 박스 용량이 생각보다 빨리 차오르는것 같더군요.

정기적으로 사용자별로 메일 박스 파일을 다운 받아서 오래된 메일 내용을 개인별로 각자 PC에서 관리하도록 전달하는 것도 방법이 될 수 있지 않을까 하는 생각도 드네요.

메일 박스를 압축해서 따로 보관해 두고, 메일 서버에서 정기적으로 정리해서 제거해 주면 되지 않을까 싶어 보이네요.

참고로 PC에 저장해 둔 메일 박스를 열어 보는 용도로 Mbox Viewer가 괜찮더군요.


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