클라우드든 파일서버든. 파일공유 스토리지를 쓰다보니
아마 저만 느끼는 건 아닌듯 해서 같이 공유하고 이야기 나눠보고 싶어서요.
폴더별로 정리하다가 보면 경로가 깊어지는 이른바 '땅굴'을 파다 보니,
파일 찾아 삼만리인 경우가 꽤 있습니다.
각 팀 별 업무일정이나 체계 등이 다양하지만, 각 폴더별로 정리를 하는 편이 일반적이죠?
근데 이 폴더 자체가 깊게 파지는 경우가 많은 것 같습니다.
저 같은 경우도 몇번 비슷한 파일 찾으려다가 복수다발적인 파일이 속출해서
하나씩 열어보고 헤매기도 했고요... 사실 이런일들이 비일비재하면
업무가 딜레이 되고 비효율이 증가하게 되는거잖아요?
보통 이런 경우에 대한 해결점들이 어떠신지요?
아마 IT운영이 아닌 기획쪽에서 이야기가 나와야 할것 같긴한데,
한번 여기다가 올려봅니다. 어떤 관점에서 해결점을 찾아보면 좋을지요?
7개의 답변이 있습니다.
요듬에는 폴더를 2~3개만 만들고 파일 이름에 해당 내용을 입력해서 사용합니다. 구글 드라이브를 사용하면 풀텍스트 검색이 되기 때문에 쉽게 찾을 수 있습니다.
파일 및 폴거 생성권한과 접근 권한 관리를 정의하시고 사용빈도가 낮거나 오래된 파일이나 폴더는
주기적으로 삭제 하시는 정책을 수행 하십시오.
저희도 받은메일은 1개월 후 삭제 처리-보관방법 제공
공유폴드 파일은 3개월 단위로 일괄 공지하고 정리합니다.
사이몬님 의견처럼 데이터분류 기준을 정하는게 좋습니다.
회사내 데이터 분류 기준이 정해지면 각부서, 그룹에 데이터분류에 따라
정리하면 그나마 파일 찾기 좋고 업무 효율이 높아집니다.
물론 이렇게 해도 중복 파일은 발생하지만 많이 줄일 수 있습니다.
검색 기능을 이용하기도 하고...
바로 가기 기능을 활용하면 도움이 될 것 같네요.
리눅스에 구성된 디렉터리 구조라면 실볼릭 링크, 하드 링크가 윈도 보다 좀 더 강력해서 사용자 기본 디렉터리를 만들고, 자주 사용하는 디렉터리에 대한 심볼릭 링크들을 배치해서 한 두번으로 목적 경로를 바로 찾아갈 수 있게 만들기 편하죠.
윈도도 바로가기 티기 나서 보기에는 별로 좋지 않긴해도 바로가기로 링크들을 모아 두고 사용하는 방식으로 한다면 목적 경로를 찾느라 헤메는 수고를 상당히 줄일 수 있지 않을까 싶어 보이네요.
각 부서별 접근및 소유 권한 그리고
중복데이터 관리가 필요한 솔루션이 필요해 보입니다
누구나 겪고 있고 해결 방법을 찾으려 노력하는 내용인 듯 싶습니다.
자료의 정리는 정말 끝이 없는것 같아요.
제일 좋은 방법은 초기에 시간이 어느정도 걸리더라도,
업무별, 종류별, 기간별 등 기준을 먼저 정하고,
그 기준을 검토하고, 기준에 따라 데이터를 분류 하는 작업이 우선되어져야 합니다.
지금 보관하고 계시는 자료들 보면 20~30%는 중복되는 내용도 있을 것이고,
필요 없이 임시로 사용하다 저장되는 데이터도 있을 것입니다.
(임시 데이터는 별도 관리 후 일정 기간 후에 삭제 필요)
대부분의 개인이 생산하는 데이터는 1년만 지나면 90%는 필요 없는 데이터가 대부분입니다.
그런만큼 보관 주기도 결정이 되어져야 겠죠.
초기에 정리가 잘 되어 있으면 몇년동안은 잘 정리되면 저장이 되어 질 것인데,
그 후에 또다시 이런 작업이 반복되어야 하지 않을까 하네요.
그 파일의 소유자가 주기적으로 파일을 정리해야죠. 남이 해줄수가 없습니다.
NAS에서는 솔루션을 쓰면 중복파일을 잡아내줄 수도 있고, 중복제거 소프트웨어로 같은 파일들을 찾아낼 수도 있기는 합니다. 물론 그렇게 찾아낸 데이터를 소유자에게 전달하여 정리를 하도록 유도할 수 밖에 없습니다.
기본적으로는 접근을 1년이상 하지 않은(변경, 읽기, 저장 미발생), 중복이 있는 폴더가 있다면 적당히 현업에 조치하여 정리를 유도하도록 하는게 맞다고 보입니다. 저정도의 데이터를 빼주는 솔루션은 있으니 발생한 실타래는 그렇게 풀어내야 합니다.
그리고 폴더가 계속해서 늘어나게 될 경우 윈도우가 지원하는 파일명+경로 256자의 문제적인 파일시스템적 불안정성이 있기 때문에 기본적으로 3단계이상 폴더사용은 지양하는 형태의 가이드적인 룰은 필요합니다.