기업메일 협업솔루션, 용량이 부족할 때 생기는 3가지 문제

안녕하세요. 메일플러그입니다.

회사에서는 업무 생산성의 증가 등 여러 이유로,

기업메일 협업 솔루션인 그룹웨어를 도입하시는데요.

만약, 그룹웨어의 용량이 부족하다면 어떻게 될까요?

오늘은 바로 이러한 상황에서 생길 수 있는 문제 3가지를 말씀드리려 하는데요.

하나씩 함께 차근차근 살펴보겠습니다!

1. 업무 효율성 감소

첫 번째 문제는 업무 효율성이 떨어진다는 것인데요.

많은 분들이 기업메일 협업 솔루션을 사용하는 이유는

업무를 잘할 수 있도록 서포트하기 위해서이지만,

용량이 부족하다면 오히려 효율성을 떨어트릴 수 있습니다.

저장 공간을 확보하기 위하여,

항상 데이터를 선별하여 삭제하고 백업하는

번거로운 작업을 반복해야 하기 때문이죠.

만약 이러한 작업을 통해 용량을 확보하지 않으면,

여러 가지 어려움이 발생하게 되는데요.

캘린더에 회의 일정을 빠르게 공유해야 하는데

저장 공간 부족으로 일정 등록이 불가능하거나,

이메일이나 메신저를 보내려고 할 때마다

용량 부족 경고 메시지가 떠서 방해되는 경우 등이 있죠.

2. 메일 송수신 문제

두 번째 문제는 바로, 메일 송수신 오류입니다.

기업메일의 경우, 저장공간 용량이 초과되면

더 이상 새로운 이메일이 수신될 공간이 없는데요.

그래서 결국 송수신에 오류가 발생하거나,

시스템에서 임의로 저장공간을 확보하기 위해

오래된 데이터를 삭제할 가능성도 있습니다.

혹여라도 회사에 정말 중요한 이메일을 받지 못하거나,

보관해야 하는 메일 데이터가 삭제된다면 정말 곤란하겠죠?

기업메일 솔루션은 그룹웨어 시스템 중에서도

가장 많이 쓰이는 솔루션 중 하나인데요.

사용량이 많은 만큼 원활한 메일 송수신을 위하여,

저장 공간을 계속 신경 쓰고 관리해 주어야 합니다.

따라서, 처음부터 용량이 넉넉한

기업메일 협업 솔루션을 사용하시는 것이 바람직하죠.

3. 어려운 히스토리 파악

마지막 세 번째 문제는 업무 히스토리를 파악하는 것이 어렵다는 것입니다.

주로 부족한 저장 공간을 관리하기 위하여,

데이터를 삭제 및 백업해 두실 텐데요.

이러한 방법은 중요 자료를 보존할 수 있지만,

필요한 내용을 빠르게 다시 찾기엔 쉽지 않습니다.

백업한 파일을 일일이 열어서 확인해 보거나,

정확한 저장 위치를 기억해서 찾아야 하기 때문인데요.

간단한 히스토리만 파악하는 것도 어렵죠.

이와 반대로 그룹웨어의 용량이 넉넉하다면,

업무 히스토리를 쉽게 찾는 것이 가능한데요.

자료를 삭제할 필요 없이

시스템에 계속 보관해 둘 수 있기 때문입니다.

기업메일 협업 솔루션의 검색 기능으로

업무자료를 간단하게 바로 찾아서 확인 가능한데요.

더불어 앞뒤 히스토리도 같이 파악이 되니까 더 바람직하죠.

지금까지 기업메일 협업 솔루션의 용량이

부족할 때 생기는 문제 3가지를 말씀드렸는데요.

이러한 일들을 방지하기 위해서는,

삭제 및 백업 작업 외에도 별도 비용을 추가해

저장공간 자체를 늘리는 방법도 있습니다.

하지만 회사에 따라서 예산 부족 문제로 증설이 어려우실 수도 있을 텐데요.

따라서, 처음부터 넉넉한 용량을 제공하는

서비스를 선택하시는 것이 더욱 바람직합니다.

저희 메일플러그에서는 무제한 용량의

그룹웨어 서비스를 제공해 드리고 있는데요.

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기업메일 솔루션부터 전자결재, 근태관리, task 등

기업에 필요한 필수 협업툴을 모두 드리는데요.

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그럼 지금까지 메일플러그였습니다. 감사합니다.