기업을 위한 업무툴, 스마트한 선택 및 활용전략

안녕하세요. 메일플러그입니다.

그룹웨어는 비즈니스 환경에서 매우 중요한 역할을 하는데요.

따라서 제대로 선택하고 활용한다면

업무의 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

그래서 오늘은 스마트한 업무툴 선택법과

활용방법에 대해 알려드리려고 하는데요.

그럼 지금부터 차근차근 살펴보도록 하겠습니다.

1. 스마트한 그룹웨어 선택하기

업무툴은 조직의 원활한 의사소통 및

업무에 도움 되는 필수 기능들을 제공하는 서비스인데요.

예를 들면 기업메일이나 메신저, 근태관리 기능 등이 있죠.

요즘에는 특히 빠르고 간편하게 도입이 가능한

클라우드형 그룹웨어가 대세인데요.

유지, 보수, 관리까지 모두 업무툴 업체에서 지원하여

관련 지식이 부족하더라도 쉽게 이용하시는 게 가능합니다.

클라우드형 그룹웨어 서비스를 제공하는 업체는 다양한데요.

그렇기 때문에, 비용부터 용량, 기능, 보안 등

중요한 기준들로 먼저 비교해 보시는 것이 좋습니다.

각 업체의 서비스 제공 정책이 모두 다르기 때문이죠.

2. 업무툴 활용전략 알아보기

앞서, 업무툴은 원활한 협업을 돕는

필수 기능들을 지원한다고 말씀드렸는데요.

만약 도입을 했더라도 잘 활용하지 못한다면,

아무 소용이 없겠죠?

따라서 그룹웨어 도입 시 오늘 소개해 드리는 기능이

포함된 업무툴인지 체크해 보시면 좋을텐데요.

그럼 하나씩 확인해 보겠습니다.

① 대표메일로 함께하는 커뮤니케이션

대표메일은 업무툴 내 조직도를 기반으로

각각의 부서가 함께 이용하는 이메일 주소인데요.

각 부서에 소속된 직원 전체가 대표메일로

이메일을 함께 수신, 발신할 수 있는 기능이죠.

예를 들면, 영업이나 마케팅 등의 팀에서

팀원들이 함께 확인해야 하는 중요한 업무를 진행할 때

유용하게 사용하실 수 있는데요.

일일이 포워딩하지 않아도 빠르게

커뮤니케이션을 함께 할 수 있으니까 협업이 더욱 쉬워지겠죠?

② 공유 캘린더를 통해 관리하는 업무 스케줄

협업은 조직의 여러 사람이 함께 일하는 것이기 때문에,

각자의 업무 일정을 잘 조율하며 진행해야 하는데요.

그룹웨어의 공유 캘린더 기능을 활용하면,

간편하게 진행하실 수 있습니다.

공유 캘린더를 통해 각각 개인의 업무 스케줄뿐만 아니라,

공통적인 스케줄도 함께 확인 및 관리가 가능하기 때문인데요.

수많은 협업 일정을 꼼꼼하게 놓치지 않고 관리할 수 있겠죠?

③ 드라이브로 간편하게 공유하는 사내데이터

조직원들과 협업하다 보면 자료를 주고받는 일이 많은데요.

자료를 공유하는 횟수가 잦거나 많은 경우,

서로 가지고 있는 파일이 일치하지 않는 경우가 생기곤 합니다.

이때 그룹웨어의 드라이브 기능이 있다면

자료를 실수 없이 빠르게 공유할 수 있는데요.

담당 업무나 프로젝트에 따라 분류된 공유폴더에

최신 버전의 파일을 업로드하기만 하면,

바로 공유되어 조직원들이 동일하게 확인할 수 있죠.

지금까지 기업을 위한 업무툴의

스마트한 선택법과 활용 전략에 대해 말씀드렸는데요.

아직 회사에서 사용하지 않고 있다면,

스마트한 기업을 위해 도입을 고려해 보시는 건 어떠신가요?

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지금까지 메일플러그였습니다. 감사합니다:)